Zamówienia publiczne

Przedmiot zamówienia:

Zakup i dostawa narzędzi i akcesoriów do robota Da Vinci XI.

Numer zamówienia:

350/2/2020

Odpowiedzi na pytania

Poznań, dn. 13.02.2020r
EZ/350/2/2020/80

Do zainteresowanych udziałem w postępowaniu

Dotyczy przetargu nieograniczonego nr 2/2020
Wielkopolskie centrum Onkologii w Poznaniu odpowiada niniejszym na pytania dot. w/w przetargu:

Pytanie 1
Dot. Rozdz. VI Wykaz oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienie warunku udziału w postepowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia
Pkt. 10/ Oświadczenie producenta robota Da VINCI firmy Intuitive Surgical lub inny dokument wydany przez producenta robota firmę Intuitive Surgical potwierdzający, że oferowany sprzęt jest oryginalny i pochodzi z autoryzowanego kanału dystrybucji.
Zamawiający oczekuje by przedmiot zamówienia było oryginalny i pochodził z autoryzowanego kanału dystrybucji.

Prosimy zatem o potwierdzenie że Oświadczenie wyłącznego przedstawiciela, importera i dystrybutora w Polsce produktów i usług firmy Intuitive , podpisane przez uprawnioną osobę do składania oświadczeń w imieniu firmy przedstawiciela producenta na rynek polski - będzie wystarczające na spełnienie powyższego warunku.
Wraz z oświadczeniem zostanie przedłożona autoryzacja - dokument wystawiony przez producenta
z którego wynikają uprawnienia dla wyłączonego przedstawiciela w Polsce w zakresie sprzedawania i serwisowania produktów firmy Intuitive Surgical w Polsce.
Odp. Zamawiający dopuszcza ww oświadczenie z jednoczesnym załączeniem nadania przedstawicielstwa przez producenta lub wykazania się jego posiadaniem.

Pytanie 2
Pytanie 1
Dotyczy: Załącznik nr 4 do specyfikacji „UMOWA do przetargu nieograniczonego nr 2/2020” § 2, pkt 1 Zapis „W trakcie realizacji umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonywania zamówień danego asortymentu w ilościach zgodnych ze swoim zapotrzebowaniem, do wartości ogólnej przedmiotu umowy.”

Zwracamy się do Zamawiającego z prośbą o rozpatrzenie możliwości dokonywania przez Zamawiającego zamówień asortymentu, w trakcie realizacji umowy, do wartości ogólnej przedmiotu umowy z podziałem całej wartości zamówienia na 3- 4 transze.

Zważywszy na fakt, że Producent narzędzi chirurgii robotycznej posiada fabryki zlokalizowane na innym kontynencie i każde zamówienie sprowadzane jest poprzez frach morski do Europy, to zaplanowanie przez Zamawiającego mniejszej ilości transzy – pozwoli zoptymalizować koszty dostawy. Wpłynie to bezpośrednio na ograniczenie kosztów i pozwoli oferentowi na złożenie korzystniejszej oferty cenowej.

Odp. Nie, zamawiający nie wyraża zgody na zakup przedmiotu zamówienia w 3-4 transzach. Zamawiający będzie dokonywał zamówień danego asortymentu w ilościach zgodnych ze swoim zapotrzebowaniem.

Pytanie 2
Dotyczy zał. 4 – Projekt Umowy oraz zał. nr 1 Formularz ofertowy

W Załączniku nr 4 do specyfikacji „UMOWA do przetargu nieograniczonego nr 2/2020” § 2 pkt 3.a Zapis:” Wykonawca zobowiązuje się do dostawy zamówionych Przedmiotów umowy: a. sukcesywnie w terminie do 5 dni roboczych od dnia złożenia przez Zamawiającego zamówienia”

Zwracamy się do Zamawiającego z uprzejmą prośbą o wydłużenie terminu dostawy zamówionych Przedmiotów umowy do 10 dni roboczych od dnia złożenia przez Zamawiającego zamówienia.

Narzędzia chirurgii robotycznej, akcesoria jednorazowego i wielorazowego użytku są transportowane z fabryk frachtem morskim do Europy, przechodzą odprawę celną i są transportowane do siedziby dystrybutora w Polsce, gdzie następnie są przygotowywane i wysłane do Zamawiającego. Proces dostawy jest skomplikowany i długotrwały, obciążony czynnikami niezależnymi od Wykonawcy. Wydłużenie czasu dostawy zamówionych przez Zamawiającego przedmiotów, pozwoli na wywiązanie się ze zobowiązania terminowej realizacji dostawy. Prosimy zatem o modyfikację w projekcie umowy i formularzu ofertowym polegającą na wydłużeniu terminu dostawy do 10 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia.
Odp. Tak, zamawiający akceptuje termin dostawy 10 dni roboczych.

Pytanie 3
Dotyczy Załącznik nr 4 do specyfikacji „UMOWA do przetargu nieograniczonego nr 2/2020” § 4 pkt 4 i 5. Zapis:
„4.Zamawiający zastrzega prawo zgłaszania Wykonawcy reklamacji w odniesieniu do dostarczonych Przedmiotów umowy. Wykonawca zobowiązuje się do rozpatrywania zgłoszonych przez Zamawiającego reklamacji niezwłocznie, nie później jednak, niż w ciągu 5 dni roboczych od dnia przesłania przez Zamawiającego reklamacji faxem lub pocztą elektroniczną. Reklamacje mogą być zgłaszane w okresie ważności dostarczonych Przedmiotów umowy, o którym mowa w ust. 3 niniejszego paragrafu.
5. W razie stwierdzenia, że dostarczone Przedmioty umowy mają wady, w okresie gwarancyjnym Wykonawca zobowiązany będzie do bezpłatnej wymiany wadliwego Przedmiotu umowy na Przedmiot umowy wolny od wad – niezwłocznie, ale w każdym razie nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia pozytywnego rozpatrzenia reklamacji, przesłanej przez Zamawiającego faxem lub pocztą elektroniczną lub od dnia wydania ekspertyzy, o której mowa w ust. 6 niniejszego paragrafu, w razie potwierdzenia przez przedmiotową ekspertyzę zasadności reklamacji złożonej przez Zamawiającego. „

Zwracamy się do Zamawiającego z uprzejmą prośbą o zaakceptowanie poniżej opisanej procedury reklamacyjnej i modyfikację powyższych zapisów umowy.
Uprzejmie informujemy, że Wyposażenie systemu chirurgii robotycznej da Vinci stanowią narzędzie wielokrotnego użytku, akcesoria oraz materiały jednorazowe. Ze względu na specyfikę wielokrotnego wykorzystania robotycznych narzędzie chirurgicznych (zwanych potocznie instrumentami) i akcesoriów- producent przyjął ogólnoświatową formułę reklamacyjną polegającą na:

1) W przypadku narzędzi robotycznych wielokrotnego użytku:
 procedurę reklamacyjną, na podstawie której producent określa przyczynę uszkodzenia mechanicznego na podstawie badań technicznych przeprowadzonych w laboratorium producenta i na jej podstawie rozpatruje reklamację,
 w przypadku pozytywnie rozpatrzonej przez producenta reklamacji – wystawia on notę uznaniową na poczet zamówienia kolejnego narzędzia wielokrotnego użytku adekwatną do ilości „żyć” niewykorzystanych z reklamowanego narzędzia lub odsyła do reklamującego nowe narzędzie robotyczne z ilością żyć powiększoną o 1 od tej, którą posiadało reklamowane narzędzie,
 proces rozpatrywania reklamacji przez producenta to 30 dni od daty zgłoszenia do producenta ( i przesłania reklamowanego narzędzia)

Narzędzia wielokrotnego użytku posiadają roczny okres gwarancji od momentu dostawy do Zamawiającego lub 10 żyć w okresie 1 roku od daty dostawy do Zamawiającego. Warunkiem rozpatrzenia reklamacji jest dostarczenie do producenta reklamowanego narzędzia w oryginalnym opakowaniu.

2) Akcesoriów i narzędzi jednorazowego użytku
 reklamacja jest rozpatrywana na zasadach ogólnych

Zwracamy się do Zamawiającego z prośbą o zaakceptowanie powyższej propozycji reklamacyjnej w okresie gwarancji, o zaakceptowanie okresu rozpatrywania gwarancji przez producenta oraz sposobu rozliczenia z Zamawiającym w przypadku pozytywnego rozpatrzenia reklamacji.

Odp. Zamawiający akceptuje sposób i terminy rozpatrywania reklamacji w odniesieniu do narzędzi wielorazowego użytku i podtrzymuje zapisy dot. reklamacji akcesoriów jednorazowego użytku. W związku z tym dokonuje modyfikacji siwz w projekcie umowy w §4 ust. 4 i 5:

4. Zamawiający zastrzega prawo zgłaszania Wykonawcy reklamacji w odniesieniu do dostarczonych Przedmiotów umowy – narzędzi robotycznych wielorazowego użytku. Wykonawca zobowiązuje się do rozpatrywania zgłoszonych reklamacji wg poniższej procedury: W przypadku narzędzi robotycznych wielokrotnego użytku:
 procedurę reklamacyjną, na podstawie której producent określa przyczynę uszkodzenia mechanicznego na podstawie badań technicznych przeprowadzonych w laboratorium producenta i na jej podstawie rozpatruje reklamację,
 w przypadku pozytywnie rozpatrzonej przez producenta reklamacji – wystawia on notę uznaniową na poczet zamówienia kolejnego narzędzia wielokrotnego użytku adekwatną do ilości „żyć” niewykorzystanych z reklamowanego narzędzia lub odsyła do reklamującego nowe narzędzie robotyczne z ilością żyć powiększoną o 1 od tej, którą posiadało reklamowane narzędzie,
 proces rozpatrywania reklamacji to 40 dni od daty zgłoszenia do wykonawcy ( i przesłania reklamowanego narzędzia)

Narzędzia wielokrotnego użytku posiadają roczny okres gwarancji od momentu dostawy do Zamawiającego lub 10 żyć w okresie 1 roku od daty dostawy do Zamawiającego. Warunkiem rozpatrzenia reklamacji jest dostarczenie do producenta reklamowanego narzędzia w oryginalnym opakowaniu.

5. W razie stwierdzenia, że dostarczone Przedmioty umowy – akcesoria i narzędzia jednorazowego użytku mają wady, w okresie gwarancyjnym Wykonawca zobowiązany będzie do bezpłatnej wymiany wadliwego Przedmiotu umowy na Przedmiot umowy wolny od wad – niezwłocznie, ale w każdym razie nie później niż w terminie 10 dni roboczych od dnia pozytywnego rozpatrzenia reklamacji, przesłanej przez Zamawiającego faxem lub pocztą elektroniczną lub od dnia wydania ekspertyzy, o której mowa w ust. 6 niniejszego paragrafu, w razie potwierdzenia przez przedmiotową ekspertyzę zasadności reklamacji złożonej przez Zamawiającego.

Pytanie 4
Dotyczy Załącznik nr 4 do specyfikacji „UMOWA do przetargu nieograniczonego nr 2/2020” § 4 pkt 7. Zapis: „Nieuzasadnione odrzucenie przez Wykonawcę reklamacji, o której mowa w ust. 4 niniejszego paragrafu może zostać potraktowane jako podstawa do rozwiązania niniejszej umowy z winy Wykonawcy i wywołać skutek w postaci powstania po stronie Wykonawcy obowiązku zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości określonej zgodnie z § 7 ust. 1 lit. c) niniejszej umowy. „

Zwracamy się do Zamawiającego z prośbą o modyfikację postanowień § 4 pkt. 7 w zakresie prawa do rozwiązania umowy, lub doprecyzowanie co zamawiający rozumie przez nieuzasadnione odrzucenie reklamacji. Działania reklamacyjne są uwzględniane o ile sprzęt zawiera wady, bowiem co do zasady naprawy z tytułu reklamacji uwzględniane są na zasadach korzystania z prawa do rękojmi. Odrębną kwestią jest prawo do gwarancji które obejmuje prawdo do żądania naprawy niesprawnego urządzenia, w tym nie wynikającego z rękojmi, czyli wad istniejących w sprzedanym produkcie. Tym samym odrzucenie reklamacji (brak stwierdzenia wady w istniejącej rzeczy) nie uniemożliwia prawa do skorzystania z gwarancji a tym samym nie zamyka prawa do żądania naprawy rzeczy a jedynie podstawa takiej naprawy jest inny rodzaj świadczenia, które przysługuje Zamawiającego. Nie może być jednak tak, że pod wpływem postanowień umowy dochodzi o wadliwego zakwalifikowania zdarzenia.
W związku z czym prosimy o modyfikację postanowień SIWZ, że brak uznania reklamacji nie zwalnia wykonawcy od świadczenia usług z tytułu udzielonej gwarancji i wykreślenia praw do rozwiązania umowy jako postanowienia sprzecznego z istotą świadczeń reklamacyjnych i gwarancyjnych
Odp. Nie zamawiający nie widzi potrzeby dokonywania proponowanej zmiany.

Pytanie 5
Dotyczy Załącznik nr 4 do specyfikacji „UMOWA do przetargu nieograniczonego nr 2/2020” § 5 pkt 7
Zwracamy się do Zamawiającego z uprzejmą prośbą o skrócenie terminu zapłaty za zamówione i dostarczone Przedmiot umowy, na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT w formie papierowej na adres zamawiającego lub formie elektronicznej na adres https://brokerpefexpert.efaktura.gov.pl z terminu 60 dni na 30 dni.
Odp. Nie zamawiający nie widzi potrzeby dokonywania proponowanej zmiany.

Pytanie 6
Dotyczy Załącznik nr 4 do specyfikacji „UMOWA do przetargu nieograniczonego nr 2/2020” § 6 pkt 1c Zapis: „odstąpienia od umowy przez Zamawiającego ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy zwłoka w dostawie będzie przekraczać 15 dni roboczych od dnia określonego na podstawie § 2 ust. 3a niniejszej umowy lub w przypadku trzykrotnej uzasadnionej reklamacji: - 5 % łącznej wartości brutto umowy.”

Uprzejmie informujemy, że tak sformułowany zapis jest głęboko krzywdzący dla potencjalnego dostawcy przedmiotu zamówienia, innego niż producent. W naszej ocenie – oferent zobligowany jest do zachowania należytej staranności do wywiązania się z dostaw w określonym terminie i ponosi odpowiedzialność za jakość dostarczonego przedmiotu zamówienia. Jednak dostawca nie może przewidywać ilości reklamacji, które mogą wystąpić w trakcie trwania umowy, a których przyczyna jest dzisiaj bliżej nieokreślona. Dostawca, który nie jest producentem sprzętu medycznego nie może w pełni przewidzieć powodów, przyczyn wystąpienia reklamacji. Jest za to w stanie i obowiązku wywiązać się należycie z obowiązku reklamacyjnego, w porozumieniu z producentem uzyskać wiedzę o przyczynach wystąpienia reklamowanych uszkodzeń i zaproponować rozwiązanie alternatywne, które zabezpieczą potrzeby Zamawiającego. W związku z powyższym, tak radykalne potraktowanie przez Zamawiającego oferenta, w naszym mniemaniu jest głęboko krzywdzące Zwracamy się z zatem z prośbą o zmianę zapisów niniejszego punktu na
„odstąpienia od umowy przez Zamawiającego ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy zwłoka w dostawie będzie przekraczać 15 dni roboczych od dnia określonego na podstawie § 2 ust. 3a niniejszej umowy i Zamawiającemu nie zostanie zabezpieczone przez Wykonawcę alternatywna dostawa w równoważnej jakości sprzęt co w przedmiocie umowy, lub w przypadku braku porozumienia z Wykonawcą w celu zabezpieczenia potrzeb Zamawiającego przy trzykrotnej uzasadnionej reklamacji tego samego narzędzia wielokrotnego użytku, akcesoriów wielokrotnego użytku: - 1 % łącznej wartości brutto umowy.”
Odp. Nie zamawiający nie widzi potrzeby dokonywania proponowanej zmiany.

Pytanie 7
Dotyczy Załącznik nr 4 do specyfikacji „UMOWA do przetargu nieograniczonego nr 2/2020” § 6 pkt 3 i 4 i 5 Zapis : „
W przypadku, gdy Wykonawca nie dostarczy w wymaganym terminie, wskazanym w § 2 ust. 3 lit. a) zamówionych Przedmiotów umowy oraz w trakcie rozpatrywania uzasadnionej reklamacji, zobowiązany będzie zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości odpowiadającej różnicy pomiędzy ceną zakupu zamówionych i niedostarczonych w terminie przez Wykonawcę Przedmiotów umowy u innego dostawcy, a ceną oferowaną przez Wykonawcę – taki zakup zwany będzie w dalszej części niniejszej umowy „Zakupem Interwencyjnym”. Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania kopii faktury potwierdzającej dokonanie przez Zamawiającego Zakupu Interwencyjnego.
Zwracamy się do Zamawiającego z uprzejmą prośbą o wykreślenie/ odstąpienie od ww. zapisu z uwagi na fakt, iż jesteśmy jedynym autoryzowanym podmiotem na terenie kraju, który może dostarczyć przedmiot zamówienia Zakup przedmiotu umowy u innego dostawcy jest możliwy poprzez podmioty zagraniczne. Zakupu interwencyjnego musiałby dokonać Zamawiający poprzez firmę z siedzibą za granicą, upewniając się oczywiście czy jest to oficjalny kanał dystrybucji a oferowane produkty są oryginalne.
Zwracamy uwagę, że kary umowne za opóźnienie w realizacji zamówienia przewidziane w projekcie umowy -w § 6 wystarczająco dyscyplinują wykonawcę by zamówienie zostało zrealizowane w terminie i zabezpieczają interes Zamawiającego.
Odp. Nie zamawiający nie widzi potrzeby dokonywania proponowanej zmiany.

Pytanie 8
Dotyczy Załącznik nr 4 do specyfikacji „UMOWA do przetargu nieograniczonego nr 2/2020” § 8 pkt. 1c Zapis: „3/krotnej uzasadnionej reklamacji. „
Zwracamy się do Zamawiającego z prośbą o wykreślenie niniejszego zapisu, jako postanowienia sprzecznego z istotą świadczeń reklamacyjnych i gwarancyjnych.
Odp. Nie zamawiający nie widzi potrzeby dokonywania proponowanej zmiany. Zamawiający zmienia w § 8 pkt. 1c zapis „3/krotnej uzasadnionej reklamacji” na „5/krotnej uzasadnionej reklamacji.” oraz w § 6 ust. 1 pkt. c dotychczasowy zapis na poniższy:
c) odstąpienia od umowy przez Zamawiającego ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy zwłoka w dostawie będzie przekraczać 15 dni roboczych od dnia określonego na podstawie § 2 ust. 3a niniejszej umowy lub w przypadku pięciokrotnej uzasadnionej reklamacji: - 5 % łącznej wartości brutto umowy.

Pytanie 9
Dotyczy Załącznik nr 5 do specyfikacji :opis przedmiotu zamówienia”. Tabela, punkt 17 i 18:

Zwracamy się do Zamawiającego z uprzejmą prośbą o wyjaśnienie zapisu zawartości nawiasu (20x) w opisie zarówno nr ref 470383 i 470384.
Odp. Zamawiający wyjaśnia, iż zapis ( 20x ) oznacza możliwość użycia przewodu ( zarówno monopolarnego poz. 17, jak i bipolarnego poz. 18 ) minimum 20 razy – tak jak określa to producent, czyli potraktowanie jak sprzęt wielorazowego, który posiada min. 20 „ żyć ”.
Pytanie 10
Dotyczy Załącznik nr 5 do specyfikacji :opis przedmiotu zamówienia”. Tabela, punkt 25:

Zwracamy się do Zamawiającego z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że Zamawiający miał na myśli „8 mm Flared / Grounded Cannula” model 470319.
Odp. Tak, zamawiający miał na myśli kaniulę „8 mm Flared/Grounded Cannula Ref: 470319”

Pytanie 11
Dotyczy Załącznik nr 5 do specyfikacji :opis przedmiotu zamówienia”. Tabela, punkt 12:

Zwracamy się do Zamawiającego z uprzejmą prośbą o wyjaśnienia, czy Zamawiający wyspecyfikował narzędzie model 480322 Vessel Sealer, czy Zamawiający wyspecyfikował narzędzie model 480422 Vessel Sealer Extend?
Odp. Zamawiający wymaga narzędzia o Nr Ref : 480422 Vessel Sealer Extend.

Zamawiający przesuwa termin składania i otwarcia ofert na dzień 02.03.2020r składanie ofert do godz. 8.00 i otwarcie ofert o godz. 12.00.

Z poważaniem
Z-ca Dyrektora ds. ekonomicznych
/-/ mgr inż. Magdalena Kraszewska

« Powrót do szczegółów zamówienia