Zamówienia publiczne

Przedmiot zamówienia:

Zakup, dostawa, instalacja i uruchomienie wraz z przeszkoleniem użytkowników cybernetycznie zrobotyzowanego akceleratora do radioterapii stereotaktycznej

Numer zamówienia:

350/99/2020

odpowiedzi na pytania, zmiana terminu

Poznań, dnia 02.02.2021
EZ/350/99/2020/109

Wg rozdzielnika:
do wszystkich zainteresowanych i uczestników postępowania o zamówienie publiczne.nr 99/2020
dotyczy: Zakup, dostawa, instalacja i uruchomienie wraz z przeszkoleniem użytkowników cybernetycznie zrobotyzowanego akceleratora do radioterapii stereotaktycznej.

Wielkopolskie Centrum Onkologii uprzejmie informuje, iż wpłynęły zapytania do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, na które udzielamy odpowiedzi.

PYTANIE
Dot. Załącznika nr 8 do SIWZ, Tabela “Parametry Wymagane”, Punkt I.3.
Zamawiający wymaga: Pełna integracja oferowanego akceleratora z obecnie zainstalowanym w Wielkopolskim Centrum Onkologii zrobotyzowanym systemem radiochirurgii - nożem cybernetycznym
Czy Zamawiający zaakceptuje system będący w pełni zintegrowany z zainstalowanym w Wielkopolskim Centrum Onkologii zrobotyzowanym systemem radiochirurgii - nożem cybernetycznym, w zakresie wspólnej bazy danych pacjentów iDMS, wspólnych stacji planowania leczenia Precision i możliwości optymalizacji planów leczenia realizowanych na jednym aparacie na drugi aparat?
ODPOWIEDŹ
Zamawiający akceptuje powyższe.

PYTANIE
Dot. Załacznika nr 8 do SIWZ, Tabela “Parametry Wymagane”, Punkt II.6.
Zamawiający wymaga: Automatyczna zmiana kolimatorów w czasie seansu terapeutycznego – rozumiana jako zmiana wymiarów pola terapeutycznego w trakcie seansu terapeutycznego, przy czym ma być ona realizowana automatycznie bez konieczności wchodzenia obsługi do pomieszczenia terapeutycznego.
Czy Zamawiający zaakceptuje system nieposiadający funkcji automatycznej zmiany kolimatorów stałych, rozumianej jako zmiana wymiarów pola terapeutycznego w trakcie seansu terapeutycznego bez konieczności wchodzenia obsługi do pomieszczenia terapeutycznego, ale posiadający funkcję automatycznej zmiany głowicy akceleratora?
Wnosimy o zmianę treści parametru na:
Automatyczna zmiana głowicy akceleratora – rozumiana jako zmiana rodzaju wykorzystywanych kolimatorów bez konieczności wchodzenia obsługi do pomieszczenia terapeutycznego
ODPOWIEDŹ
Zamawiający akceptuje powyższe.

PYTANIE
Dot. Załącznika nr 8 do SIWZ, Tabela “Parametry Wymagane”, Punkt VI.2 i 3.
Zamawiający wymaga:
Punkt VI. 2: Zapisywanie w posiadanej bazie danych w systemie ARIA Varian Medical System informacji o przeprowadzonym napromienieniu w oferowanym systemie do radiochirurgii (zrealizowanym seansie terapeutycznym).
Punkt VI. 3: Integracja oferowanego systemu z posiadanym systemem kolejkującym pacjentów (system ARIA Varian Medical System) - worklista
Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający posiada odpowiednie licencje do podłączenia oferowanego systemu po stronie posiadanego przez Zamawiającego systemu ARIA. Prosimy również o informację dotyczacą wersji oprogramowania posiadanego przez Zamawiającego systemu ARIA.
ODPOWIEDŹ
Zamawiający potwierdza powyższe. Zamawiający informuje, że obecnie zainstalowana jest Aria w wersji 15.6. Informuję także, że na trzeci kwartał jest planowany upgrade do wersji 16.

PYTANIE
Dot. Pkt III.2. SIWZ: Przedmiot zamówienia obejmuje także magazynowanie, ubezpieczenie, transport, przeprowadzenie testów akceptacyjnych, przeszkolenie użytkowników oraz zapewnienie serwisu. Zakupiony akcelerator powinien być kompatybilny z obecnie posiadanym przez Szpital nożem cybernetycznym, umożliwiającym śledzenie ruchomości guza nowotworowego w czasie rzeczywistym. W skład akceleratora wchodzić powinno m.in: 1/ Źródło promieniowania wysokoenergetycznego, 2/ Stół terapeutyczny 3/ Robot, 4/Systemy kontroli ułożenia pacjenta.
Dalej w pkt VI.6. SIWZ zamawiający wskazuje, że w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia wykonawca wraz z ofertą składa dokument pn:
Autoryzacja stanowiąca upoważnienie wystawione przez wytwórcę sprzętu dla Wykonawcy w szczególności, w zakresie sprzedaży oraz serwisu urządzenia wydane na Wielkopolskie Centrum Onkologii.
Natomiast w pkt XIII SIWZ wskazano: UWAGA - brak wpisu w formularzu ofertowym traktowany będzie, jako zaoferowanie minimalnego terminu gwarancji, tj. 12 miesięcy. W przypadku zaoferowania okresu gwarancji dłuższego niż 36 miesięcy Zamawiający przyzna maksymalna ilość punktów. Pozostałe warunki gwarancji i serwisu zostały podane w projekcie umowy.
Z § 2 ust 2 lit d projektu umowy wynika, że przedmiot umowy dostarczony zostanie Zamawiającemu wraz z dokumentem określającym zasady świadczenia usług przez autoryzowany serwis w okresie gwarancyjnym i pogwarancyjnym. W § 5 ust 3 wskazano, że serwis gwarancyjny i pogwarancyjny w zakresie dostarczonego przedmiotu umowy prowadzi autoryzowany serwis producenta.
Z zapisów SIWZ i projektu umowy jednoznacznie nie wynika zatem, czy serwis winien być świadczony osobiście przez Wykonawcę – tym bardziej, że Zamawiający w pkt V SIWZ nie wskazał, że warunkiem udziału w postępowaniu jest posiadanie bezpośrednio przez Wykonawcę autoryzacji w zakresie serwisu. W opisie przedmiotu zamówienia Zamawiający wymaga jedynie „zapewnienia serwisu”; podobnie z projektu umowy wynika, że serwis ma być prowadzony przez podmiot autoryzowany przez producenta, brak wymogu posiadania takiej autoryzacji przez Wykonawcę.
W związku z powyższymi wątpliwościami wnosimy o potwierdzenie, że Wykonawca w postępowaniu, posiadający autoryzację na sprzedaż i dostawę urządzenia, wydaną na Wielkopolskie Centrum Onkologii, może w zakresie serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego posłużyć się podwykonawcą, który posiada autoryzację producenta na prowadzenie serwisu, wystawioną na Wielkopolskie Centrum Onkologii (jednocześnie podwykonawca jest jedynym podmiotem posiadającym autoryzację producenta na prowadzenie serwisu w Wielkopolskim Centrum Onkologii w Poznaniu).
ODPOWIEDŹ
Zamawiający wyjaśnia, iż wymóg złożenia autoryzacji wskazany w Rozdziale VI pkt. 6 w tabeli nie stanowi potwierdzenia spełniania warunku udziału określonych w art. 22 ust.1 b ustawy Prawo zamówień publicznych.
Zamawiający zgodnie z art. 25 ust.1 pkt. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, o czym mowa w Rozdziale V pkt. 1c SIWZ żąda od Wykonawców oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienie przez oferowane dostawy wymagań określonych przez Zamawiającego.
Zamawiający W rozdziale III pkt. 1 SIWZ wymaga by przedmiot zamówienia pochodził z oficjalnego kanału dystrybucji, Wytwórcy lub innego Wykonawcy posiadającego upoważnienie Wytwórcy, na okoliczność czego żąda przedmiotowej autoryzacji, do złożenia której zobowiązany będzie Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona- zgodnie z rozdziałem VI tabela pkt. 6.
Ponadto
1. Zamawiający dokonuje korekty w Rozdziale VI, tabela pkt. 6 wykreślając zapis mówiące o serwisie urządzenia.
Pkt. 6 tabeli Rozdziału VI otrzymuje brzmienie:
Autoryzacja stanowiąca upoważnienie wystawione przez wytwórcę sprzętu dla Wykonawcy w szczególności, w zakresie sprzedaży wydane na Wielkopolskie Centrum Onkologii.
2. Zamawiający wymaga by serwis gwarancyjny był prowadzony przez autoryzowany serwis producenta. Nie ogranicza się podmiotów wykonujących serwis jedynie wymaga się aby były to podmioty autoryzowane.
3. Zamawiający wykreśla z zapisów SIWZ oraz załączników wymagania dotyczące serwisu pogwarancyjnego.

PYTANIE
Dot. Pkt VII. SIWZ:
1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia wykonawca składa ofertę przy użyciu mini Portalu zamieszczonego na stronie https://miniportal.uzp.gov.pl/, oraz ePUAPu zamieszczonego na stronie https://epuap.gov.pl/wps/portal.
2. Wykonawca zamierzający złożyć ofertę w postepowaniu o udzielenie zamówienia musi posiadać konto na ePUAP.
Podmiot posiadający autoryzację producenta sprzętu na sprzedaż i dostawę do placówki WCO jest firmą zagraniczną i nie posiada konta na ePUAP. Jednocześnie nie posiada wiedzy ani praktyki w zakresie obsługiwania portalu przeznaczonego do elektronicznej komunikacji z Zamawiającym, choćby z uwagi na nieznajomość języka polskiego. Powszechnie w praktyce dopuszcza się złożenie oferty w formie elektronicznej z konta na ePUAP, które nie należy bezpośrednio do wykonawcy – osoba posiadająca konto na ePUAP składa wówczas ofertę na podstawie odrębnego upoważnienia. Praktyka taka jest uzasadniona w świetle przepisów ustawy PZP, w tym zgodna z wynikającą z art. 7 ust 1 PZP zasadą równego traktowania wykonawców, w tym wykonawców pochodzących z krajów Unii Europejskiej.
W związku z powyższym wnosimy o rezygnację z wymogu posiadania przez wykonawcę konta na ePUAP i wykreślenie pkt VII.2. SIWZ. Wystarczające są bowiem zapisy pkt X.3. i X.4. SIWZ, zgodnie z którymi Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu, a w formularzu oferty Wykonawca zobowiązany jest podać adres skrzynki ePUAP, na którym prowadzona będzie korespondencja związana z postępowaniem.
Wnosimy o potwierdzenie, że adres skrzynki ePUAP nie musi należeć do Wykonawcy, a oferta może być złożona z konta ePUAP innej, upoważnionej przez Wykonawcę osoby.
ODPOWIEDŹ
Zamawiający potwierdza, iż ofertę można wysłać przez skrzynke upoważnionej osoby.

PYTANIE
W związku z faktem, że szkolenia mogą być przeprowadzone dopiero po instalacji i uruchomieniu akceleratora, prosimy o wyłączenie szkoleń z terminu realizacji.
ODPOWIEDŹ
Zamawiając zmienia termin realizacji szkoleń:

Szkolenia odbędą się w ciągu 12 miesięcy od uruchomienia akceleratora.

PYTANIE
Dot. Załącznik nr 9 do SIWZ - PARAMETRY OCENIANE:
Pod tabelą znajduje się zapis:
Parametry techniczne określone przez Zamawiającego w niniejszym druku są warunkami granicznymi. Niespełnienie nawet jednego z ww. wymagań spowoduje odrzucenie oferty.
I dalej:
Uwaga!
W przypadku warunków granicznych - niespełnienie któregokolwiek z wymaganych parametrów będzie stanowiło podstawę odrzucenia oferty.
Zapisy jw. dotyczą raczej załącznika nr 8 do SIWZ, w którym określono PARAMETRY TECHNICZNE ZROBOTYZOWANEGO SYSTEMU DO RADIOCHIRURGII, natomiast załącznik nr 9 zawiera parametry oceniane w ramach kryterium oceny ofert. Zamawiający może zatem odrzucić ofertę, jeżeli nie spełnia ona warunków określonych w załączniku nr 8, a nie 9.
Wnosimy o korektę treści załącznika nr 8.
ODPOWIEDŹ
Zamawiający koryguje i poprawia numer załącznika na właściwy- winien to być załącznik nr 8.

PYTANIE
Dot. Wzoru umowy paragraf 4.
Zwracamy się z prośbą o rezygnacje z wymogu dostarczenia Gwarancji Zwrotu Zaliczki oraz wnosimy o dopuszczenie rozliczenia w ramach rachunku typu Escrow, który również zabezpiecza środki finansowe w transakcjach. Zamawiający wpłaca środki na konto, po czym są one blokowane przez bank, aby uniemożliwić Zamawiającemu oraz Wykonawcy ich wydatkowanie niezgodnie z warunkami określonym w umowie. Jeżeli warunki zostaną spełnione, a do banku wpłynie dokument potwierdzający ich realizację, tj. faktura i potwierdzenie odbioru, dopiero wtedy środki z rachunku powierniczego są przelewane przez bank na rachunek Wykonawcy.
Przygotowanie Gwarancji Zwrotu Zaliczki w przypadku podmiotów zagranicznych, w tym Wykonawcy, zamierzającego złożyć ofertę, może być niewykonalne w wymaganych ramach czasowych.
ODPOWIEDŹ
Zamawiający koryguje zapis SIWZ oraz projektu umowy dopuszczając rozliczenia w ramach rachunku typu Escrow.
W związku z powyższym zmianie ulega zapis Rozdziału III pkt. 7 SIWZ, który otrzymuje brzmienie:
7. Faktury częściowe:

• 1 faktura 50% wartości umowy za zakup akceleratora będzie dokonana po podpisaniu umowy oraz po okazaniu dowodu zamówienia akceleratora u producenta i według wyboru Wykonawcy:
dostarczeniu Zamawiającemu dokumentu Gwarancji Zwrotu Zaliczki;
lub
dostarczeniu Zamawiającemu zawartej z bankiem umowy o prowadzenie rachunku bankowego ESCROW na warunkach odpowiadających warunkom umowy dostawy
z zastrzeżeniem, że bank dokona płatności na rzecz Wykonawcy na pisemne zlecenie Zamawiającego oraz z zastrzezeniem, że w przypadku gdy Zamawiający nie wyda dyspozycji zapłaty na rzecz Wykonawcy w terminie do …….. kwota wpłaconej zaliczki podlega zwrotowi na rzecz Zamawiającego.
• 2 faktura 40% wartości umowy będzie dokonana po dostawie akceleratora potwierdzonej podpisaniem przez strony Protokołu zdawczo-odbiorczego;
• 3 faktura 10% wartości umowy będzie dokonana po zainstalowaniu i uruchomieniu akceleratora potwierdzonym podpisanym przez strony Protokołem z uruchomienia.

§ 3 ust. 1 pkt. 1 projektu umowy otrzymuje brzmienie:

1) Pierwsza płatność w wysokości 50% wartości umowy, będzie dokonana w terminie 30 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu faktury wystawionej po podpisaniu umowy oraz po okazaniu Zamawiającemu dowodu zamówienia akceleratora u producenta i według wyboru Wykonawcy:
a) dostarczeniu Zamawiającemu dokumentu Gwarancji Zwrotu Zaliczki o której mowa w § 4 niniejszej umowy opiewającej na kwotę stanowiącą 110% wartości zaliczki.
lub
b) dostarczeniu Zamawiającemu umowy zawartej z bankiem na prowadzenie rachunku zastrzeżonego ESCROW, odpowiadającej warunkom niniejszej umowy z zastrzeżeniem, że bank dokona płatności na pisemne zlecenie Zamawiającego oraz z zastrzeżeniem, że w przypadku gdy Zamawiający nie wyda dyspozycji zapłaty na rzecz Wykonawcy w terminie do …….. kwota wpłaconej zaliczki podlega zwrotowi na rzecz Zamawiającego.

Do zapisów umowy dodaje się § 4A RACHUNEK ESCROW, który otrzymuje brzmienie:
§ 4A

RACHUNEK ESCROW

1. Zaliczka może zostać wypłacona Wykonawcy pod warunkiem określonym
w § 3 ust 1 pkt 1 lit b) – zawarcia z bankiem przez Wykonawcę umowy o prowadzenie rachunku zastrzeżonego ESCROW z zastrzeżeniem, że bank dokona płatności na zlecenie Zamawiającego i zastrzeżeniem, że w przypadku gdy Zamawiający nie wyda dyspozycji zapłaty na rzecz Wykonawcy w terminie do …….. kwota wpłaconej zaliczki podlega zwrotowi na rzecz Zamawiającego.

PYTANIE
Czy Zamawiający potwierdza, że w zakresie dostawcy akceleratora nie leżą żadne prace budowlane i adaptacyjne, a także że wszelkie wymagane zmiany projektowe i związana z nimi konieczność uzyskania zezwoleń / pozwoleń?
W przeciwnym wypadku uprzejmie prosimy o wskazanie zakresu prac budowlanych, adaptacyjnych i projektowych jakie dostawca musi przewidzieć w swojej ofercie.
ODPOWIEDŹ
Zamawiający potwierdza.

PYTANIE
Czy w przypadku, gdy wszystkie prace budowlane, adaptacyjne i projektowe wykonywać będzie inny wykonawca, Zamawiający potwierdza, że wszelkie prace zostaną zrealizowane wedle wytycznych dostawcy akceleratora i pod jego nadzorem?
ODPOWIEDŹ
Zamawiający potwierdza.

PYTANIE
Prosimy o wskazanie miejsca instalacji systemu, a także o przesłanie dokumentacji projektowej tej części obiektu.
ODPOWIEDŹ
Akcelerator zainstalowany zostanie w pomieszczeniu 0140 znajdującym się w Zakładzie Radioterapii I. Dokumentacja projektowa w załączeniu.

PYTANIE
Prosimy o udzielenie informacji nt. przewidywanego okresu składowania akceleratora w magazynie dostawcy. W związku z faktem realizacji robót budowlanych i adaptacyjnych przez innego wykonawcę prosimy o podanie szacunkowego terminu oddania gotowych pomieszczeń do instalacji sprzętu.
ODPOWIEDŹ
Instalacja akceleratora planowana jest na czwarty kwartał tego roku zgodnie z terminami określonymi w części IV SIWZ.

Jednocześnie Zamawiający usuwa z tabeli załącznika nr 8 część IX pkt. 5 :
Komplet centratorów laserowych (szt. 3) z możliwością sterowania za pomocą pilota w celu kalibracji

W związku z udzielonymi odpowiedziami zmianie ulega termin składania i otwarcia ofert.

Składanie ofert do dnia 18.02.2021 do godz. 08.00
Otwarcie ofert w dniu 18.02.2021r. o godz. 12.00

UWAGA:
Ocena oferty przez Zamawiającego zostanie dokonana w oparciu o wymagania zawarte w specyfikacji z uwzględnieniem niniejszych odpowiedzi na pytania.

Z poważaniem,
z-ca Dyr. ds. ekonomicznych

mgr inż. Magdalena Kraszewska

Opracował: Sylwia Krzywiak, Dział zamówień publicznych i zaopatrzenia, tel. 061 8850 644, zaopatrzenie@wco.pl

« Powrót do szczegółów zamówienia