Regulamin konferencji Young Scientits' Forum 2.0

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin Konferencji Young Scientists' Forum 2.0 (dalej nazywany Regulaminem) określa prawa i obowiązki Uczestników Konferencji Young Scientists' Forum 2.0 (dalej nazywana Konferencją) oraz Wielkopolskiego Centrum Onkologii im. Marii Skłodowskiej - Curie, (dalej nazywanym WCO), organizatora Konferencji.
2. Organizatorem Konferencji jest Wielkopolskiego Centrum Onkologii z siedzibą w Poznaniu, (ul. Garbary 15, 61-866 Poznań), zwane w dalszej części Regulaminu Organizatorem.
3. Konferencja, odbywa się w terminie, miejscu oraz formie wskazanej przez Organizatora.
4. Konferencja będzie odbywać się w całości w języku angielskim, w formacie hybrydowym, oznaczającym możliwość uczestnictwa czynnego i biernego zarówno online jak i na miejscu, w siedzibie WCO.
5. Uczestnikami Konferencji (dalej nazywani Uczestnikami) mogą być lekarze onkolodzy radioterapeuci, onkolodzy kliniczni oraz rezydenci w trakcie specjalizacji, fizycy medyczni, radiobiolodzy i biotechnolodzy, farmaceuci, elektroradiolodzy oraz studenci.
6. W ramach Konferencji będą odbywać się sesje naukowe oraz wystawa firm branży sprzętowej i technologicznej. Program Konferencji dostępny jest na dedykowanej stronie internetowej.

7. Konferencja ma charakter konkursu prac naukowych (dalej nazywany Konkursem) zgłaszanych przez uczestników. Jury złożone ze specjalistów w danych dziedzinach oceni nadesłane abstrakty a następnie zakwalifikuje wybrane abstrakty do prezentacji ustnej podczas trzech tematycznych sesji Konferencji, wymienionych w programie. Wymagania i zasady nadsyłania abstraktów znajdują w zakładce "Wymagania dotyczące nadesłanych abstraktów i prezentacji ustnej".

   Ocenie będzie podlegać zarówno wartość merytoryczna nadesłanego abstraktu jak i jego prezentacja oraz dyskusja z Jury, polegająca na odpowiedzi na zadane pytania dotyczące prezentacji. Jury na podstawie uzyskanej łącznej punktacji wyłoni trzech/troje zwycięzców Konkursu, którzy uzyskają najwyższą liczbę punktów. Zasady oceniania abstraktów i wypowiedzi ustnej znajdują się w zakładce "Zasady oceniania nadesłanych abstraktów i prezentacji ustnej".

8. Organizator przewiduje nagrody dla zwycięzców Konkursu w postaci:

   • I nagroda: pełna opłata za uczestnictwo w wybranym europejskim kongresie tematycznie związanym z onkologią w 2025 roku, łącznie z podróżą i zakwaterowaniem podczas kongresu, do kwoty 8 000 zł,
   • II nagroda: pełna opłata za uczestnictwo w wybranym krajowym kongresie tematycznie związanym z onkologią w 2025 roku łącznie z podróżą i zakwaterowaniem podczas kongresu, do kwoty 4 000 zł,
   • III nagroda: pełna opłata za uczestnictwo w wybranym dowolnym kursie związanym z tematyką konferencji w 2025 roku, do kwoty 2 000 zł.

   Nagroda za najlepszy plakat: bezpłatna rejestracja na konferencję Young Scientists’ Forum 2.0 w 2025 roku, lub ekwiwalent pieniężny w razie odwołania konferencji Young Scientists’ Forum 2.0 w 2025 roku. Autor będzie też miał możliwość prezentacji ustnej kontynuacji tematu przedstawionego w pracy plakatowej.

   W przypadku prac kilku autorów nagrodę otrzymuje tylko pierwszy autor abstraktu, który jednocześnie prezentuje pracę zakwalifikowaną do wystąpienia ustnego.

   Jeżeli z przyczyn losowych pierwszy autor nie będzie mógł przedstawić pracy i będzie ona prezentowana przez współautora, wówczas nagroda jest wspóldzielona przez obu autorów.

   Wszystkie nagrody mogą być wykorzystane wyłącznie w 2025 roku.

9. Każdy Uczestnik, biorący udział w Konferencji otrzyma certyfikat uczestnictwa w Konferencji.

Rejestracja uczestnictwa w Konferencji

1. W celu wzięcia udziału w Konferencji uczestnik ma obowiązek dokonania rejestracji oraz terminowego uiszczenia opłaty w wysokości i na konto wskazane na stronie Konferencji.

2. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:

   • zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie Konferencji. Podczas zgłoszenia Uczestnik podejmuje decyzję o uczestnictwie online lub na żywo. Po uiszczeniu opłaty nie ma możliwości zmiany tej decyzji.
   • uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanych przez Organizatora na stronie Konferencji.
   • termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji upływa w dniu wskazanym przez Organizatora na stronie wydarzenia.
   • zgłoszenie uczestnictwa oraz uiszczenie opłaty obowiązuje zarówno Uczestników biorących udział w konkursie i wysyłających abstrakty jak i Uczestników, którzy nie wyślą abstraktu a chcą wziąć bierny udział w Konferencji.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
4. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów prawnych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

Zgłoszenie uczestnika zgłaszającego abstrakt

1. Uczestnicy po zgłoszeniu abstraktu muszą zostać zakwalifikowani przez Komitet Naukowy Konferencji i Jury do prezentacji ustnej w jednej z sesji Konferencji.
2. Uczestnik wysyła abstrakt prezentacji przygotowany zgodnie z zaleceniami Organizatora ("Wymagania dotyczące nadesłanych abstraktów i prezentacji ustnej") przez zakładkę na stronie Konferencji: "Zgłoś abstrakt" nie później niż do dnia wskazanego na stronie Konferencji.
3. Zasady kwalifikacji abstraktu do prezentacji ustnej przez Komitet Naukowy Konferencji i Jury określone są w zakładce " Zasady oceniania nadesłanych abstraktów i prezetacji ustnych".
4. Abstrakty zakwalifikowane do prezentacji plakatowej będą udostępniane w trakcie konferencji na dedykowanej stronie internetowej.
5. Wygłaszane przez Uczestników tezy i poglądy są poglądami wygłaszającego je Uczestnika i Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ich formę ani treść merytoryczną.
6. Uczestnicy nie mogą wygłaszać tez i poglądów nawołujących do nienawiści lub dyskryminacji jakichkolwiek osób na tle rasowym, kulturowym, etnicznym, wyznaniowym, światopoglądowym lub ze względu na płeć. Ponadto niedopuszczalne jest propagowanie ideologii i symboliki związanej z ustrojami totalitarnymi.

Opłaty

1. Informacja na temat wysokości opłat za uczestnictwo w Konferencji jest zamieszczona na stronie Konferencji.
2. Opłatę za udział w Konferencji należy uiścić na konto wskazane przez Organizatora. Informacje wymaganych o opłatach znajdują się również na stronie Konferencji.
3. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora na stronie Konferencji upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.
4. Organizator wystawi fakturę VAT lub paragon fiskalny na potwierdzenie dokonanych wpłat.
5. Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Konferencji.
6. Koszt udziału w Konferencji, ewentualnego pobytu i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

Rezygnacja z udziału w Konferencji

1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji w terminie 14 dni od daty rezerwacji uczestnictwa nie później jednak niż do dnia rozpoczęcia Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej na formularzu (załącznik do niniejszego Regulaminu.)
2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji Organizator niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty złożenia rezygnacji zwróci wszelkie uiszczone przez Uczestnika opłaty na wskazane przez niego konto bankowe.
3. Po zgłoszeniu na Konferencję, wybraniu formy uczestnictwa oraz uiszczeniu opłaty za wybrana formę uczestnictwa Organizator nie przewiduje możliwości zmiany trybu uczestnictwa Uczestnika w Konferencji z online na uczestnictwo na miejscu i odwrotnie, po uiszczeniu opłaty konferencyjnej.

Reklamacje

1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie drogą mailową na adres e-mail: biuro@wco.pl.
2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji.
3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

Dane osobowe

1. Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych pozyskanych w związku z organizacją Kampanii jest Organizator. Z Administratorem można się skontaktować listownie, kierując korespondencję na adres siedziby Administratora ul. Garbary 15, 61-866 Poznań bądź na pocztą elektroniczną pod adresem: dyrektor@wco.pl.
2. W Wielkopolskim Centrum Onkologii wyznaczono Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym może się Pani/Pan skontaktować w sprawach ochrony i przetwarzania swoich danych osobowych pod adresem e-mail: daneosobowe@wco.pl lub pisemnie na adres ul. Garbary 15, 61-866 Poznań z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych.

   Dane osobowe uczestników Konferencji będą przetwarzane na podstawie

   • art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w celu wykonania umowy, tj. w celu zarejestrowania się na wydarzenie naukowe oraz do wykonania Umowy lub czynności na żądanie użytkownika przed zawarciem Umowy,
   • art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (wyrażona zgoda) do celów rejestracji na wydarzenie, kontaktu z użytkownikami i przekazania wybranych materiałów po wydarzeniu naukowym,
   • art. 6 ust. 1 lit. c) RODO dla celów podatkowo-księgowych w związku z rozliczeniem użytkownika w udziale w wydarzeniu naukowym.
4. Pozyskane dane przetwarzane będą przez Organizatora do czasu osiągnięcia celu oraz przez okresy przewidziane przepisami prawa w tym zakresie, który może zostać przedłużony o okres dochodzenia roszczeń przysługujących Organizatorowi w stosunku do niego.
5. Podanie danych osobowych jest warunkiem koniecznym do uczestnictwa w wydarzeniu naukowym. Konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości skorzystania uczestnictwa w Konferencji.
6. Uczestnik ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, a w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na dotychczasową zgodność przetwarzania z prawem. W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Organizator informuje, że podczas Konferencji będą wykonywane zdjęcia celem dokumentacyjnym dane wydarzenie, które następnie będą publikowane na stronie internetowej i portalach społecznościowych Organizatora.
8. Szczegółowy zakres przetwarzania danych osobowych został określony w Klauzuli obowiązku informacyjnego – uczestnik wydarzeń naukowych stanowiący załącznik (Załącznik nr 1 (PDF, 226KB)) do niniejszego Regulaminu, znajdujący się pod tekstem Regulaminu.

Postanowienia końcowe

1. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.
2. Jeżeli z przyczyn losowych nie będzie możliwości przyznania nagród, nie przewiduje się ich późniejszego przyznania.
3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora, chyba że przepisy powszechnie obowiązującego prawa stanowią inaczej.
4. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504).
5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
7. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
8. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie Konferencji.
9. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie Konferencji, w odniesieniu do usług będących w toku, zastosowanie ma wersja regulaminu obowiązująca w chwili składania rezerwacji przez Uczestnika.
10. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.