Ogłoszenia
Tytuł ogłoszenia:
Ogłoszenie - Świadczenie usług hostelowych dla pacjentów WCO. Nr sprawy P-1/16/2019
« Powrót do szczegółów ogłoszeniaTreść ogłoszenia WORD
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA NA PODSTAWIE ART. 138 o PZPPostępowanie prowadzone jest zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986)– procedura jak dla zamówienia publicznego o wartości poniżej 750 000 EURO.
DOTYCZY P-1/16/2019
Świadczenie usług hostelowych dla pacjentów WCO.
I. Nazwa oraz adres zamawiającego
Wielkopolskie Centrum Onkologii
ul. Garbary 15
61-866 Poznań
tel. 61/88 50 500 fax. 61/8 52 19 48
Dział zamówień publicznych i zaopatrzenia
tel 61/88 50 643[644] fax 61/ 88 50 698
godziny pracy: od poniedziałku do piątku od 7.25 do 15.00
www.wco.pl mailto: zaopatrzenie@wco.pl
II.
Postepowania na usługi społeczne- na podstawie art. 138o – procedura, jak dla zamówienia publicznego poniżej 750.000 EURO, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986).
III. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest:
Świadczenie usług hostelowych dla pacjentów WCO.
- wynajem 32 miejsc noclegowych przeznaczonych na czasowy pobyt ludzi w rozumieniu Ustawy o usługach turystycznych. Zamawiający rozumie przez to np.: hotel, hostel, apartament, mieszkanie.
Nomenklatura wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 55100000-1 Usługi hotelarskie
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wynajem 32 miejsc noclegowych ( pakiet nr 1- 12 miejsc; pakiet nr 2- 20 miejsc;) przeznaczonych na czasowy pobyt osób w rozumieniu Ustawy o usługach turystycznych. Zamawiający rozumie przez to np.: hotel, hostel, apartament, mieszkanie, pokoje w lokalach mieszkalnych.
Przedmiot zamówienia został podzielony na dwa pakiety:
Pakiet 1 – 12 miejsc
Pakiet 2 – 20 miejsc
Wymagane bezwzględne warunki:
1. Pokoje 1, 2, 3, 4 osobowe przeznaczone wyłącznie dla osób skierowanych przez Wielkopolskie Centrum Onkologii
2. Każdy pokój musi posiadać szczelne okno/okna oraz drzwi zamykane na klamkę, posiadające odrębny klucz,
3. Powierzchnia każdego pokoju musi zapewnić swobodny dostęp przez każdą zakwaterowaną w nim osobę do swojego łóżka, szafy, szafki/stolika nocnego oraz swobodę poruszania się w sytuacji gdy w pomieszczeniu przebywają wszystkie mieszkające w nim osoby i rozłożone są wszystkie krzesła w przypadku gdy na wyposażeniu pokoju są krzesła składane ( zamawiający rozumie przez to, że każda z zakwaterowanych w pokoju osób musi mieć możliwość swobodnego wejścia do pokoju bez konieczności wstawania drugiej osoby zakwaterowanej w tym pokoju lub składania krzesła w przypadku gdy pomieszczenie wyposażone jest w krzesła składane).
4. Nieodpłatne sprzątanie pokoi hotelowych , pomieszczeń z których pacjent korzysta - rzetelne i efektywne sprzątanie, przy użyciu własnego sprzętu ręcznego-mopy, ścierki, odkurzacze do zbierania kurzu oraz materiałów.
• Codzienne sprzątanie pomieszczeń hotelu – łazienek, toalet, sypialni, kuchenek, pokojów gościnnych, korytarzy wewnętrznych. Sprzątanie powinno obejmować – zebranie odpadów, wymiana worków z odpadami, mycie podłóg, toalet, wanien, pryszniców, kabin prysznicowych, umywalek, zlewów, kuchenek, odkurzanie dywaników, wykładzin, tapicerki meblowej.
• Okresowe i gruntowne sprzątanie obiektu powinno obejmować:
a) Nie rzadziej niż raz na dwa tygodnie
- mycie podajników na ręczniki, mydło , papier toaletowy, luster, sprzętów TV
- usuwanie pajęczyn,
- mycie parapetów, wieszaków, szafek, stolików, krzeseł, foteli,
- mycie i doczyszczanie lamp oświetleniowych, kinkietów, baterii, odpływów, wyłączników, przycisków, klamek, obrazów, zegarów, grzejników, gablot, tablic,
- mycie kuchenek - zmywarek do naczyń, lodówek, szafek kuchennych, piecyków, kuchenek mikrofalowych, stołów, dystrybutorów wody,
- mycie drzwi, klamek, poręczy,
b) Nie rzadziej niż raz na kwartał:
- mycie okien, gzymsów, żaluzji, rolet, wywietrzników, nawiewów,
- mycie sprzętów kuchennych
- czyszczenie wykładzin, dywanów, chodników, mebli tapicerowanych.
5. Sprzątanie pomieszczeń będzie odnotowane w Harmonogramie sprzątania – przez osobę dokonującą sprzątania. Harmonogram powinien być udostępniony pacjentom – wzór w załączeniu. Zleceniodawca zobowiązuje Zleceniobiorcę do prowadzenia harmonogramu oraz przekazywania go wraz z miesięczną fakturą. Zleceniodawca w trakcie kontroli ma prawo weryfikować zapisy w harmonogramie sprzątania.
6. Zleceniodawca dostarczy pacjentom odpowiednią ilość – papieru toaletowego, worków do odpadów, ściereczek i myjek kuchennych.
7. Nieograniczony dostęp do samodzielnego pomieszczenia kuchennego, wyposażonego w meble kuchenne, w kuchenkę gazową/elektryczną, w lodówki o pojemności adekwatnej do ilości osób, które będą z niej korzystały,. w czajnik lub automat z zimną i gorącą wodą, w naczynia kuchenne, w sztućce (w ilości odpowiadającej ilości zakwaterowanych osób). W pomieszczeniu kuchennym winna być możliwość przygotowania i podgrzania posiłku – śniadania i kolacji, bez możliwości gotowania dań obiadowych. Ilość miejsc do spożywania posiłków adekwatna do ilości zakwaterowanych osób.
8. Oddzielne pomieszczenie kuchenne/socjalne w każdym pokoju lub zespole pokoi (w przypadku np. mieszkania) tzn. bez konieczności wyjścia/przejścia przez przestrzeń ogólnodostępną (tzn. korytarz, klatkę schodową). W przypadku pokoi na różnych piętrach pomieszczenie kuchenne na każdym piętrze, wyposażone zgodnie z podpunktem 8.
9. Aneksy kuchenne/pomieszczenia kuchenne nie mogą znajdować się w pokojach dla gości.
10. Nieograniczony i nieodpłatny dostęp do deski do prasowania, żelazka, telewizora, komputera z dostępem do Internetu, pralki.
11. Zapewnienie w pokoju przynajmniej po jednej dla każdej osoby (gościa):
- szafki nocnej,
- lampki nocnej,
- krzesła/taboretu,
- szafy dwudzielnej z wydzieloną częścią na długie okrycia na wieszakach, wolną przestrzeń na buty i minimum dwie półki ( z miejscem na torbę turystyczną, walizkę lub plecak)
- w przypadku niezależnych mieszkań Zamawiający dopuszcza możliwość szafy/zabudowy z półkami/szufladami dla każdej osoby.
Łóżka sypialne nie mogą znajdować się w przestrzeniach wspólnych, nie dopuszcza się też oddzielenie przestrzeni sypialnej parawanami, kotarami, i podobnymi. Pokój sypialny musi być miejscem odpoczynku zamykanym drzwiami.
12. Zapewnienie kompletu pościeli dla każdej osoby tj. kołdry, poduszki, poszwy, prześcieradła, poszewki na poduszkę, dodatkowego koca na każde łóżko. Grubość kołder należy dostosować do pory roku. Materace, poduszki, kołdry, koce bez zabrudzeń i plam.
13. Zapewnienie w każdym pokoju noclegowym minimum: jednego punktu świetlnego o mocy adekwatnej do powierzchni pokoju, kosza na śmieci, czajnika bezprzewodowego
14. Wymiana pościeli minimum raz w tygodniu oraz każdorazowo po zmianie osoby zajmującej dane łóżko oraz w razie potrzeby., mycie łóżka każdorazowo po zdjęciu brudnej pościeli.
15. Własny zestaw kluczy zapewniający pełną niezależność ( w tym klucz od świetlicy dostępnej 24 h/7 dni; zamawiający dopuszcza możliwość każdorazowego zostawiania i odbierania klucza na stanowisku ochrony/recepcji budynku, przy zapewnieniu dostępu przez 24h/7 dni w tygodniu; zamawiający dopuszcza zaoferowanie usług bez udostępnienia świetlicy ale z zapewnieniem dostępu do TV w każdym lokalu mieszkalnym / pokoju.
16. Zapewnienie w pokojach noclegowych w miesiącach od IX do IV temperatury minimum 23 o C
17. Możliwość otwierania okien w celu wietrzenia, stolarka okienna oraz drzwiowa sprawna. W przypadku okien drewnianych stolarka okienna czysta, odmalowana bez odpadającej farby, szczelna.
18. Wejścia do budynku, w którym zlokalizowane będą miejsca noclegowe zajmowane przez pacjentów winny być zabezpieczone zamkiem otwieranym za pomocą klucza lub domofonu
19. Zapewnienie dostępu do zimnej i ciepłej wody w łazienkach przez całą dobę
20. Zapewnienie możliwości nieodpłatnego korzystania przez gości hotelowych z łazienki wyposażonej w wannę lub kabinę prysznicową; minimum jedna łazienka na 10 osób lub modułowa, wielostanowiskowa na każdym piętrze, minimum jedna toaleta na 6 osób, osobne dla kobiet i mężczyzn. Dostęp do toalety i łazienki na tym samym poziomie co pokoje.
21. Pokoje odrębne dla kobiet i mężczyzn
22. Pokoje nie mogą być przejściowe
23. Pokoje nie mogą być położone poniżej poziomu gruntu, poniżej poziomu otaczającego terenu ( w przyziemiu, piwnicy, suterynie).Dla lokali położonych powyżej trzeciego piętra wymagana jest winda osobowa.
24. Zapewnienie pojedynczego miejsca do spania dla każdej osoby ( winno być łóżko ramowe wraz z materacem ergonomicznym, rama łóżka o wysokości min. 20 cm nad podłogą). Wyklucza się łóżka piętrowe.
25. Oferent będzie prowadził ewidencję/ księgę gości hotelowych, która będzie podstawą do wystawienia faktury, a imienny wykaz zakwaterowanych gości wraz z czasem pobytu w danym miesiącu będzie załącznikiem do faktury.
26. Zleceniobiorca będzie wystawiał za każdy miesiąc fakturę.
27. Miesięczna wartość netto jednej faktury zostanie obliczona wg wzoru: (ilość dni w miesiącu x ilość miejsc noclegowych x cena netto za jedno miejsce) – minus 50 % ceny za niewykorzystane miejsca noclegowe
28. W regulaminie obiektu musi być zawarty punkt mówiący o dobie hotelowej, określający dobę trwającą od godziny 14:00 do godziny 12:00 następnego dnia. Po tej godzinie gość musi bezwzględnie opuścić pokój, a personel obiektu zapewni mu miejsce (świetlicę lub inne pomieszczenie na czas oczekiwania na transport). W przypadku pozostania w pokoju gość musi zapłacić za dodatkowe godziny pobytu. O tej sytuacji gość musi być bezwzględnie poinformowany. Zamawiający dopuszcza możliwość korzystania z wyznaczonego miejsca wypoczynku dostępnego w obiekcie w przypadku braku świetlicy.
29. Regulamin obiektu wywieszony powinien być w widocznym miejscu.
30. Pacjenci powinni mieć możliwość wpisywania skarg i uwag. (zeszyt, książka).
31. Oferent zapewnia całodobową obecność swojego pracownika/ów na terenie obiektu. Zamawiający dopuszcza całodobową ochronę obiektu przez 7 dni w tygodniu (stanowisko przy wejściu do budynku).
32. Zamawiający dopuszcza możliwość kontroli obiektu Zleceniobiorcy przez uprawnionego przedstawiciela Wielkopolskiego Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia , na mocy i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
33. Zamawiający zastrzega sobie (w trakcie obowiązywania umowy ) możliwość wizytacji obiektu w celu sprawdzenia wykonywanych usług i przestrzegania wymaganych warunków w trakcie trwania umowy
34. Okres wypowiedzenia umowy – 2/dwa miesiące.
35. Zleceniobiorca umożliwi wyznaczonym pracownikom WCO przeprowadzanie nadzoru nad działalnością obiektu całodobowo przez 7 dni w tygodniu.
36. Odległość obiektu od szpitala powinna być w promieniu do 2000 m, podana zgodnie z miarą internetowej mapy elektronicznej (np. maps.google.pl; zumi.pl; docelu.pl; mapa.targeo.pl itp.)
37. Oferent powinien podać wartość usługi za jedną osobę na dobę (netto, brutto, podatek VAT)
Wartość oferty należy obliczyć według wzoru :
Dla każdego pakietu
[ilość miejsc] x cena netto za jedną dobę x 366 dni = wartość netto + podatek VAT = wartość brutto
Za każde niewykorzystane miejsce noclegowe Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy 50 % ceny osobo/doby.
Wynagrodzenie płatne będzie miesięcznie z dołu, na podstawie prawidłowo wystawionych przez Zleceniobiorcę faktur VAT obejmujących wynagrodzenie za usługi świadczone w miesiącu poprzednim, w terminie 30 dni od daty jej otrzymania przez Zleceniodawcę, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze. Warunkiem zapłaty za faktury jest załączenie do niej wykazu osób korzystających z usług zawierającego: imię i nazwisko, okres zakwaterowania określony datami (od, do), ilość dób dla każdej osoby odrębnie, łączną ilość dób w danym miesiącu.
38. Po otwarciu ofert i przed wyborem Oferenta Zamawiający będzie miał możliwość wizytacji w obiektach wyznaczonych do realizacji zamówienia.
39. Przed podpisaniem umowy Wykonawca winien przedstawić Zamawiającemu oświadczenie o zgłoszeniu do Systemu Zarządzania Obiegiem Informacji (SZOI), rejestr prowadzi NFZ.
IV. Termin wykonania zamówienia - 01.03.2019r do 29.02.2020r
V. Opis warunków udziału w postępowaniu:
1. o udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlegają wykluczeniu zgodnie z przesłankami zawartymi w załączniku do niniejszej dokumentacji, :
- wpisane są do rejestru obiektów hotelowych
- posiadają opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę nie niższą niż Pakiet nr 1- 200.000,00PLN ; pakiet nr 2- 200.000,00PLN,
2. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. W przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia każdy z Wykonawców winien osobno przedstawić wszystkie dokumenty wymagane w poniższym ogłoszeniu.
4. Zamawiający nie dopuszcza udziału podwykonawców w realizacji przedmiotu zamówienia.
VI. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie maja dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postepowaniu:
Lp. Wymagany dokument
1 Opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę nie niższą niż: :
Pakiet nr 1- 200.000,00PLN
Pakiet nr 2- 200.000,00PLN
W przypadku składania oferty na więcej niż jeden pakiet [dotyczy - w przypadku pakietów] Wykonawca może złożyć jedną polisę na wartość stanowiącą sumę wartości wymaganej we wszystkich złożonych pakietach.
2 Zaświadczenie – wpis do ewidencji innych obiektów w których świadczone są usługi hotelarskie
W celu potwierdzenia, że oferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania specyfikacji istotnych warunków zamówienia Zamawiający żąda przedłożenia następujących dokumentów:
Lp. Wymagany dokument
1. Wypełniony formularz ofertowy wg wzoru stanowiącego zał. do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w którym Wykonawca określi całkowitą wartość przedmiotu zamówienia w PLN (netto i brutto), - będącą sumą wartości, tak brutto jak i netto – podpisany przez osoby upoważnione do podejmowania czynności prawnych, w tym do zaciągania zobowiązań skutkujących finansowo.
2. Formularz cenowy wg wzoru stanowiącego zał. do specyfikacji
3. Dokument KRS lub CEDiG lub inny dokument w celu weryfikacji osób uprawnionych do reprezentowania wykonawcy, tym samym składania oświadczenia woli.
4. Pełnomocnictwo osób podpisujących ofertę do występowania w imieniu Wykonawcy oraz jego reprezentowania i zaciągania zobowiązań finansowych., jeżeli ich kompetencja nie wynika wprost z dokumentów określonych w pkt. 3 niniejszego zaproszenia.
5. Oświadczenie Wykonawcy, że obiekt hostelowy spełnia:
- wymagania sanitarne,
- wymagania p-poż,
- wymagania BHP .
VII. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami.
Godziny pracy WCO – 7.25 - 15.00.
Wszelką korespondencję należy kierować na adres Wielkopolskiego Centrum Onkologii ul. Garbary 15, 61-866 Poznań - Dział zamówień publicznych i zaopatrzenia.
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej w języku polskim.
2. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie. Zamawiający dopuszcza ponadto formę porozumiewania się drogą elektroniczną za pomocą tj. poczty elektronicznej) oraz za pomocą faksu, przy czym w ten sposób przesłane oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje muszą zostać potwierdzone pisemnie. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przy użyciu poczty elektronicznej, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
3. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści ogłoszenia. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż: w terminie do 2 dni przed składaniem ofert, do zapytań złożonych nie później niż 5 dni przed
dniem otwarcia ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści ogłoszenia wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej.
4. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje Wykonawcom, którym przekazał specyfikację istotnych warunków zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania, a jeżeli specyfikacja jest udostępniona na stronie internetowej, zamieszcza na tej stronie.
5. W uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dokonaną zmianę treści specyfikacji zamawiający udostępnia na stronie internetowej, chyba że specyfikacja nie podlega udostępnieniu na stronie internetowej.
6. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami:
- Merytorycznie: Magdalena Rotter tel 61/88 50 634
- Formalno/prawnie - Dział zamówień publicznych i zaopatrzenia: Katarzyna Witkowska i/lub Sylwia Krzywiak, Maria Wielgus tel. 61/88 50 643( ...644) fax 61/88 50 698
VIII. Termin związania ofertą. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
IX. Opis sposobu przygotowywania ofert.
1. Wykonawca zobowiązany jest złożyć w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. Ofertę należy sporządzić w języku polskim. Zamawiający nie wyraża zgody na składanie ofert w formie elektronicznej. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie. Faks lub droga elektroniczna nie stanowią formy pisemnej, aby były skuteczne muszą być niezwłocznie potwierdzone pismem.
3. Dokumenty składające się na ofertę należy składać w formie oryginałów lub kopii poświadczonej „za zgodność z oryginałem”. Oświadczenia należy składać wyłącznie w formie oryginału. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. .
4. Wykonawca składa ofertę, zgodnie z wymaganiami niniejszego ogłoszenia.
5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu
6. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed terminem składania ofert pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu przed upływem terminu składania ofert.
7. Oferta, tzn. formularz ofertowy i wszystkie wymagane dokumenty i oświadczenia muszą być podpisane przez osobę albo osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.
W przypadku, gdy osoba podpisująca ofertę w imieniu Wykonawcy nie jest wpisana do właściwego rejestru jako osoba upoważniona do reprezentacji, musi dołączyć do ofert pełnomocnictwo do występowania w imieniu Wykonawcy oraz jego reprezentowania i zaciągania zobowiązań finansowych.
8. Jeżeli pełnomocnictwo nie ma postaci aktu notarialnego powinno zawierać pieczęć Wykonawcy, imienną pieczątkę wystawiającego pełnomocnictwo i jego podpis. Jeżeli dołączone do oferty ww. pełnomocnictwo będzie w formie kopii, Zamawiający wymaga, aby jego zgodność z oryginałem poświadczyła osoba lub osoby wymienione w umowie spółki lub odpowiednim rejestrze, które wskazane są tam jako upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Pełnomocnictwo winno wskazywać datę jego wystawienia oraz okres, na który zostało udzielone. Brak tego okresu zamawiający odczyta jako pełnomocnictwo wystawione na czas nieokreślony.
9. Zaleca się by oferty były połączone – (zszyte zszywaczem lub bindownicą lub w skoroszycie) w sposób zapobiegający możliwość dekompletacji zawartości oferty. Poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być datowane i własnoręcznie podpisane przez osobę podpisującą ofertę.
10. Do oferty Wykonawca dołączy wszystkie dokumenty wymagane postanowieniami niniejszej specyfikacji. W przypadku gdy Wykonawca dołączy jako załącznik do oferty kopię jakiegoś dokumentu, kopia ta winna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. W sytuacji gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości, Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii tegoż dokumentu.
11. Oferty oraz wszelkie oświadczenia i zaświadczenia składane w trakcie postępowania są jawne, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, o ile wykonawca składając ofertę zastrzeże, że nie mogą być one udostępniane innym wykonawcom. W takim przypadku wskazane jest, aby informacje te były przygotowane i przekazane przez Wykonawcę w formie odrębnego załącznika do oferty opatrzonego klauzulą „TAJNE”. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 Pzp.
a) Oferty należy składać w zamkniętych kopertach oznaczonych pieczątką Oferenta oznaczonych w następujący sposób:
Postępowanie na usługi hostelowe nr P-1/16/2019
Nie otwierać przed .......................................... /data otwarcia ofert/
b) Każda Oferta opatrzona zostanie numerem wpływu odnotowanym na kopercie oferty.
c) Oferty, które wpłyną do Zamawiającego za pośrednictwem Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej należy przygotować w sposób określony jak wyżej i przesłać w zewnętrznej kopercie, na której powinna znajdować się pieczęć Wykonawcy i winna być zaadresowana w następujący sposób:
Wielkopolskie Centrum Onkologii
ul. Garbary 15, 61-866 Poznań
Postępowanie na usługi hostelowe nr P-1/16/2019
X. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert.
1. Miejsce oraz termin składania ofert:
Ofertę należy złożyć w pokoju 3089 (Kancelaria – III piętro), w dni robocze, w godzinach od 7.30 do 14.30 w siedzibie Zamawiającego w Poznaniu, ul. Garbary 15 w nieprzekraczalnym terminie do 04.02.2019 do godz. 09.00
2. Miejsce oraz termin otwarcia ofert:
- Otwarcie ofert nastąpi w dniu 04.02.2019 o godz. 10.00 w siedzibie Zamawiającego – Budynek Kantor Cegielskiego – Rotunda - parter pokój nr 001.
- Otwarcie ofert jest jawne. W przypadku, gdy Wykonawca nie był obecny przy otwieraniu ofert, na jego pisemny wniosek Zamawiający prześle mu informację zawierającą nazwy i adresy Wykonawców, których oferty zostały otwarte oraz informacje dotyczące ceny oferty.
- Zamawiający poprawia w ofercie:
o oczywiste omyłki pisarskie,
o oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
o inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty
– niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona
XI. Opis sposobu obliczenia ceny
1. Wykonawca w przedstawionej ofercie winien zaoferować cenę kompletną, jednoznaczną i ostateczną.
2. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które odpowiadają zasadom określonym w niniejszym ogłoszeniu.
3. Cena oferty winna być wartością wyrażoną w jednostkach pieniężnych, w walucie polskiej, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z obowiązującą ustawą o cenach i obliczona zgodnie z konstrukcją formularza ofertowego i cenowego, stanowiącego załącznik nr 1 nr 2 do niniejszej specyfikacji z uwzględnieniem podatku VAT naliczonym zgodnie z obowiązującymi w terminie składania oferty przepisami. Obowiązkiem składającego ofertę jest wypełnić formularz cenowy dokonując obliczeń wg zasad obowiązujących w rachunkowości.
4. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę, (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.
5. Przedstawiona przez Wykonawcę oferta cenowa nie może stanowić ogólnych cenników, kalkulacji, itp., stosowanych przez Wykonawcę w toku prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, lecz winna zostać sporządzona wyłącznie z ukierunkowaniem na przedmiotowe postępowanie i odpowiadać wymogom Zamawiającego określonym w niniejszym ogłoszeniu.
6. Wszystkie ceny określone przez Wykonawcę w ofercie są ustalone na okresie trwania umowy, poza przypadkami określonymi we wzorze umowy (załącznik) i nie wzrosną i nie podlegają negocjacjom.
7. Za oczywistą omyłkę rachunkową zamawiający uzna w szczególności:
a) błędny wynik mnożenia ceny jednostkowej oraz ilości zamawianych sztuk,
b) błędny wynik podsumowania poszczególnych pozycji, przyjmując, że prawidłowo wyliczono cenę za poszczególne pozycje,
c) rozbieżność pomiędzy wartością ceny podaną liczbą i słownie, przy czym za prawidłową uznaje się tę wartość, która odpowiada poprawnemu arytmetycznie wyliczeniu ceny
8. Poprawiając omyłki rachunkowe, zamawiający uwzględni konsekwencje rachunkowe wynikające z ich poprawienia.
XII. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert.
Zamawiający dokona oceny ofert spełniających warunki udziału w postepowaniu, niepodlegających wykluczeniu oraz spełniające określone w niniejszym ogłoszeniu wymagania.
Kryteria, którymi będzie się kierował Zamawiający przy wyborze oferty wraz z wagami (procentowym znaczeniem), oraz sposób obliczenia wartości punktowej oferty.
Kryteria - opis kryterium i jego znaczenie (wagi):
a)Cena oferty 95%
b)Udogodnienia w postaci windy osobowej
w budynku 5%
a)Cena oferty 95% - będzie obliczona wg wzoru:
Najniższa cena
A = --------------------------------------------- x waga x 100
Cena badanej oferty
A– ilość punktów przyznana w kryterium cena
b)Udogodnienia w postaci windy osobowej w budynku - 5% będzie wyliczane wg wzoru
Posiadanie windy osobowej w budynku – 5pkt.
Brak windy osobowej w budynku – 0pkt.
Ocena dokonana zostanie na podstawie wpisu w formularzu ofertowym. Bak windy osobowej w budynku nie powoduje odrzucenia oferty lecz przyznanie 0 pkt.
XIII. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowy sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach.
1. Umowa zostanie zawarta na warunkach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik do niniejszego ogłoszenia.
2. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy będzie tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie złożonej w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego
3. Zamawiający wymaga podpisania umowy do 7 dni od dnia ogłoszenia w BIP o udzieleniu zamówienia.
XIV. Opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Dopuszcza się złożenie oferty na wszystkie pakiety.
XV. Adres poczty elektronicznej lub strony internetowej zamawiającego, jeżeli zamawiający dopuszcza porozumiewanie się droga elektroniczną.
Dział zamówień publicznych i zaopatrzenia Wielkopolskiego Centrum Onkologii – zaopatrzenie@wco.pl;
Zasady porozumiewania z Wykonawcami zostały określone w specyfikacji.
XVI. Informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia miedzy zamawiającym a wykonawca, jeżeli zamawiający przewiduje rozliczenia walutach obcych.
Wszelkie rozliczenia związane z realizacją zamówienia publicznego, którego dotyczy niniejsza specyfikacji dokonywane będą w walucie polskiej - PLN.
Zamawiający nie przewiduje rozliczenia z wykonania zamówienia publicznego w obcej walucie.
XVII. Zwrot kosztów udziału w postępowaniu.
Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu
XVIII. Pozostałe informacje.
Postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia prowadzone jest w trybie art. 138o poniżej 750.000 EURO zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986)
Poznań, dnia 25.01.2019r
Zatwierdzam treść niniejszej specyfikacji:
p.o. Z-cy Dyrektora ds. Lecznictwa
dr n. med. J. Jerzy Mazurek
Załącznik nr 1 do specyfikacji
...............................................................
(Pieczęć wykonawcy)
FORMULARZ OFERTOWY
1. Dane wykonawcy:
Pełna nazwa Oferenta, adres, telefon, fax ____________________________________________________________________
adres ul ________________________________________
miejscowość, kod__________________________________województwo_________________
telefon_____________ fax__________________mailto:_____________________________
NIP_______________________________ REGON_____________________________
Osoba uprawniona do kontaktów w sprawie prowadzonego postępowania :
imię i nazwisko _______________________________________________
telefon_____________ fax__________________mailto:_____________________________
Przedmiot oferty: Świadczenie usług hostelowych dla pacjentów WCO
2. Cena oferty:
Szczegółowy wykaz cen jednostkowych i sposób wyliczenia łącznej ceny ofertowej stanowi formularz cenowy – zał.
Oferujemy za łączną kwotę w sumie ……………..zł. netto i ………………. zł.. brutto
powyższa kwota brutto zawiera podatek VAT w wysokości...................%.
w tym:
Pakiet nr 1
1/jedna osobo/doba [netto] x [ 12 miejsc] x 366 dni = _________________ netto
1/jedna osobo/doba [brutto ] x [12 miejsc] x 366 dni = _________________ brutto
w tym za 1 osobo/dobę:
............................. netto za 1 osobo/dobę
słownie:.....................................................................................................................
............................ brutto za 1 osobo/dobę
słownie……………………………............................................................................
powyższa kwota brutto zawiera podatek VAT w wysokości...................%.
Pakiet nr 2
1/jedna osobo/doba [netto] x [ 20 miejsc] x 366 dni = _________________ netto
1/jedna osobo/doba [brutto ] x [20 miejsc] x 366 dni = _________________ brutto
w tym za 1 osobo/dobę:
............................. netto za 1 osobo/dobę
słownie:.....................................................................................................................
............................ brutto za 1 osobo/dobę
słownie……………………………............................................................................
powyższa kwota brutto zawiera podatek VAT w wysokości...................%.
3. Jednocześnie przyjmujemy do wiadomości, że za każde nie wykorzystane miejsce hostelowe Zamawiający zapłaci Wykonawcy 50% ceny osobo/doby.
4. Oświadczam/my, iż (właściwe zaznaczyć):
dysponujemy windą osobową w budynku
nie dysponujemy windą osobową w budynku
5. Akceptujemy warunki płatności. Termin zapłaty – przelew 60 dni - od dnia otrzymania faktury przez zamawiającego.
6. Zobowiązujemy się do utrzymania stałości cen przez okres trwania umowy.
7. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami realizacji zamówienia i nie wnosimy do niej żadnych uwag. Oświadczamy, że spełniamy wszystkie wymagania i przyjmujemy je bez zastrzeżeń oraz, że otrzymaliśmy wszystkie niezbędne informacje potrzebne do przygotowania oferty .
8. Oświadczamy, że wszystkie złożone przez nas dokumenty są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym ze świadomością odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń w celu uzyskania korzyści majątkowych (zamówienia publicznego).
Informujemy, że :
0 dokumenty, oświadczenia (wymienić jakie) : ………………………………………………
dostępne są na stronie (podać adres strony internetowej ) : ……………………………………….
0 dokumenty, oświadczenia ( wymienić jakie ) : ……………………………………………
dostępne są w dokumentacji przechowywanej przez Zamawiającego w postępowaniu nr (podać numer postępowania ) : ……………………………………….
9. Oświadczamy, że :
0 wybór oferty nie prowadzi do powstania obowiązku podatkowego u zamawiającego
0 wybór oferty prowadzi do powstania obowiązku podatkowego u zamawiającego :
Wskazać nazwę (rodzaj) towaru dla, których dostawa będzie prowadzić do jego powstania (wskazać wartość podatku) ………………………………………….
10. Oświadczamy, iż jesteśmy upoważnieni do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań finansowych w wysokości odpowiadającej łącznej cenie oferty.
11. W przypadku przyznania nam zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia pisemnej umowy, której projekt – akceptujemy – projekt umowy zawarty w załączniku do siwz.
12. Oświadczamy, że za wyjątkiem informacji i dokumentów zawartych w ofercie na stronach nr _________ niniejsza oferta oraz wszystkie załączniki są jawne i nie zawierają informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
13. Wszystkie strony naszej oferty wraz z załącznikami są ponumerowane i cała oferta składa się z ............ stron.
……………….., dn. …………………
………………………………………………………
Podpisy Wykonawcy lub osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.
zał. 1a
KLAUZULA OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO –
UCZESTNIK POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO W WIELKOPOLSKIM CENTRUM ONKOLOGII.
UWAGA:
Niniejszy dokument stanowi własność Wielkopolskiego Centrum Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie w Poznaniu. Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści, a także kopiowania i rozpowszechniania bez zgody wydawcy. Dokument udostępniany osobom przetwarzającym dane osobowe, stosownie do wykonywanych zadań w tym zakresie.
Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO informuję, iż:
1. Administratorem danych osobowych jest Wielkopolskie Centrum Onkologii, z siedzibą w Poznaniu (61-866), ul. Garbary 15 .
2. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych można się kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych dostępnym pod adresem daneosobowe@wco.pl
3. WCO przetwarza dane zwykłe i/lub szczególnie chronione w zakresie wymaganym danym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
4. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. C RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego.
5. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe i jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp” związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp i mogą skutkować odstąpieniem od udziału w zamówieniu publicznym.
6. Posiada Pani/Pan:
na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*,
na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **,
prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
Jeżeli chce Pan/Pani skorzystać z w/w uprawnień – proszę wysłać wiadomość pocztową na adres daneosobowe@wco.pl
9. Nie przysługuje Pani/Panu:
w związku z art. 17 ust. 3 lit. B, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. C RODO.
10. Wielkopolskie Centrum Onkologii jako Administrator dba o poufność danych. Z uwagi jednak na konieczność wypełnienia celu przetwarzania danych oraz zapewnienia odpowiedniej zarówno organizacji pracy może udostępniać dane osobom lub podmiotom, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp oraz podmiotom, z którymi Administrator zawarł oddzielne umowy powierzenia przetwarzania danych, a w szczególności:
Podmiotom w zakresie obsługi prawnej,
Podmiotom kontrolującym,
lub innym podmiotom upoważnionym na postawie przepisów prawa.
9. Dane osobowe będą przechowywane przez WCO, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
10. Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
11. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
Uwaga:
** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.
...............................................................
(Pieczęć wykonawcy)
Załącznik nr 2 do specyfikacji
Formularz cenowy
PAKIET NR 1
Liczba miejsc noclegowych: razem 12 miejsc
L.p. Przedmiot zamówienia J.m. Ilość Cena jednostkowa netto PLN VAT w % VAT w PLN Cena jednostkowa brutto PLN
1 Usługa hostelowa osobo/
doba
1
Wartość oferty netto :
1/jedna osobo/doba [netto] x ilość miejsc [12 miejsc] x 366dni = _________________ netto Słownie…………………………………………………………
Wartość umowy brutto 6dni = ________________ brutto Słownie…………………………………………………………
PAKIET NR 2
Liczba miejsc noclegowych: razem 20 miejsc
L.p. Przedmiot zamówienia J.m. Ilość Cena jednostkowa netto PLN VAT w % VAT w PLN Cena jednostkowa brutto PLN
1 Usługa hostelowa osobo/
doba
1
Wartość oferty netto :
1/jedna osobo/doba [netto] x ilość miejsc [20 miejsc] x 366dni = _________________ netto Słownie…………………………………………………………
Wartość umowy brutto
1/jedna osobo/doba [brutto ] x ilość miejsc [20 miejsc] x 366 dni = ________________ brutto Słownie…………………………………………………………
Data …………………………….
……………………………………………………….
(Podpis Wykonawcy lub osób uprawnionych
do reprezentowania Wykonawcy).
.
Załącznik nr 3 do specyfikacji
UMOWA P-1/16/2019
zawarta w Poznaniu dnia ………………… pomiędzy:
Wielkopolskim Centrum Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie z siedzibą w Poznaniu ul. Garbary 15, 61-866 Poznań, wpisanym do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 8784, posiadającym numer NIP: 778-13-42-057 oraz numer REGON: 000291204;
reprezentowanym przez:
1. Mgr inż. Magdalena Kraszewska – Z-cę Dyrektora ds. Ekonomicznych
2. dr Mirellę Śmigielską – Głównego Księgowego
zwanym dalej ZLECENIODAWCĄ,
a
.............................................................................................................,
z siedzibą w ..................................................................................................
wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: __________________ lub zarejestrowanym w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej posiadającą numer NIP: ................................ oraz numer REGON: .............................;
reprezentowaną przez:
.....................................................................................
.....................................................................................
zwaną/ym dalej ZLECENIOBIORCĄ
§ 1
1. Zawarcie niniejszej umowy zostało poprzedzone postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w trybie 138o nr P-1/16/2019
2. Umowa zostaje zawarta z chwilą jej podpisania przez obie strony.
3. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie i potencjał ekonomiczny i techniczny wymagany do wykonania zamówienia oraz znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia.
4. Wykonawca zobowiązuje się przestrzegać przy świadczeniu usług przepisów bhp, ppoż. oraz przepisów dotyczących ochrony obiektu zgodnie z ustawą o ochronie osób i mienia.
5. Wykonawca zobowiązuje się, ze względu na charakter chronionego obiektu do wyjątkowo starannego realizowania obowiązków wynikających z niniejszej umowy.
§ 2
1. Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie przez Zleceniobiorcę na rzecz Zleceniodawcy usług hostelowych w rozumieniu Ustawy o usługach turystycznych.
2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do realizacji usług hostelowych w zakresie i na warunkach określonych w postanowieniach niniejszej umowy, specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz złożonej przez Zleceniobiorcę ofercie z dnia ___________________ – załączony do złożonej przez Zleceniobiorcę oferty formularz cenowy stanowi integralną część niniejszej umowy.
3. Zleceniobiorca oświadcza, że:
a. posiada odpowiednie umiejętności, kwalifikacje oraz doświadczenie, a także dysponuje budynkiem, pokojami oraz infrastrukturą niezbędnymi do profesjonalnego świadczenia usług będących przedmiotem niniejszej umowy w sposób całkowicie z nią zgodny,
b. posiada wszelkie niezbędne zezwolenia i zgody wymagane przepisami prawa do świadczenia usług będących przedmiotem niniejszej umowy,
c. posiadany przez niego budynek, pokoje oraz infrastruktura wykorzystywane do świadczenia usług będących przedmiotem niniejszej umowy spełnia wszelkie wymogi przewidziane przepisami prawa,
d. jest wpisany do Systemu Zarządzania Obiegiem Informacji (SZOI) oraz do ewidencji innych obiektów w których świadczone są usługi hotelarskie
i zobowiązuje się do utrzymania takiego stanu rzeczy przez cały okres obowiązywania niniejszej umowy.
4. Zleceniobiorca zobowiązany jest do bieżącego informowania Zleceniodawcy o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na sposób i termin wykonania świadczonych przezeń na rzecz Zleceniodawcy usług będących przedmiotem niniejszej umowy.
5. Zleceniobiorca zobowiązuje się dostarczyć Zleceniodawcy dokumenty potwierdzające spełnianie wymogów, o których mowa w ust. 3 niniejszego paragrafu na każde żądanie Zleceniodawcy, w terminie 7 dni od dnia otrzymania przedmiotowego żądania.
§ 3
Zleceniobiorca zobowiązuje się niniejszym do świadczenia na rzecz Zleceniodawcy usług hostelowych polegających i spełniających n/w wymagania:
1. Liczba miejsc noclegowych 32 miejsc noclegowych (pakiet nr 1 – 12 miejsc noclegowych, pakiet nr 2 –20 miejsc noclegowych).
2. Pokoje 1, 2, 3, 4 osobowe przeznaczone wyłącznie dla osób skierowanych przez Wielkopolskie Centrum Onkologii
3. Każdy pokój musi posiadać szczelne okno/okna oraz drzwi zamykane na klamkę, posiadające odrębny klucz,
4. Powierzchnia każdego pokoju musi zapewnić swobodny dostęp przez każdą zakwaterowaną w nim osobę do swojego łóżka, szafy, szafki/stolika nocnego oraz swobodę poruszania się w sytuacji gdy w pomieszczeniu przebywają wszystkie mieszkające w nim osoby i rozłożone są wszystkie krzesła w przypadku gdy na wyposażeniu pokoju są krzesła składane ( zamawiający rozumie przez to, że każda z zakwaterowanych w pokoju osób musi mieć możliwość swobodnego wejścia do pokoju bez konieczności wstawania drugiej osoby zakwaterowanej w tym pokoju lub składania krzesła w przypadku gdy pomieszczenie wyposażone jest w krzesła składane).
5. Nieodpłatne sprzątanie pokoi hotelowych , pomieszczeń z których pacjent korzysta - rzetelne i efektywne sprzątanie, przy użyciu własnego sprzętu ręcznego-mopy, ścierki, odkurzacze do zbierania kurzu oraz materiałów.
• Codzienne sprzątanie pomieszczeń hotelu – łazienek, toalet, sypialni, kuchenek, pokojów gościnnych, korytarzy wewnętrznych. Sprzątanie powinno obejmować – zebranie odpadów, wymiana worków z odpadami, mycie podłóg, toalet, wanien, pryszniców, kabin prysznicowych, umywalek, zlewów, kuchenek, odkurzanie dywaników, wykładzin, tapicerki meblowej.
• Okresowe i gruntowne sprzątanie obiektu powinno obejmować:
a) Nie rzadziej niż raz na dwa tygodnie
- mycie podajników na ręczniki, mydło , papier toaletowy, luster, sprzętów TV
- usuwanie pajęczyn,
- mycie parapetów, wieszaków, szafek, stolików, krzeseł, foteli,
- mycie i doczyszczanie lamp oświetleniowych, kinkietów, baterii, odpływów, wyłączników, przycisków, klamek, obrazów, zegarów, grzejników, gablot, tablic,
- mycie kuchenek - zmywarek do naczyń, lodówek, szafek kuchennych, piecyków, kuchenek mikrofalowych, stołów, dystrybutorów wody,
- mycie drzwi, klamek, poręczy,
b) Nie rzadziej niż raz na kwartał:
- mycie okien, gzymsów, żaluzji, rolet, wywietrzników, nawiewów,
- mycie sprzętów kuchennych
- czyszczenie wykładzin, dywanów, chodników, mebli tapicerowanych.
6. Sprzątanie pomieszczeń będzie odnotowane w Harmonogramie sprzątania – przez osobę dokonującą sprzątania. Harmonogram powinien być udostępniony pacjentom – wzór w załączeniu. Zleceniodawca zobowiązuje Zleceniobiorcę do prowadzenia harmonogramu oraz przekazywania go wraz z miesięczną fakturą. Zleceniodawca w trakcie kontroli ma prawo weryfikować zapisy w harmonogramie sprzątania.
7. Zleceniodawca dostarczy pacjentom odpowiednią ilość – papieru toaletowego, worków do odpadów, ściereczek i myjek kuchennych.
8. Nieograniczony dostęp do samodzielnego pomieszczenia kuchennego, wyposażonego w meble kuchenne, w kuchenkę gazową/elektryczną, w lodówki o pojemności adekwatnej do ilości osób, które będą z niej korzystały,. w czajnik lub automat z zimną i gorącą wodą, w naczynia kuchenne, w sztućce (w ilości odpowiadającej ilości zakwaterowanych osób). W pomieszczeniu kuchennym winna być możliwość przygotowania i podgrzania posiłku – śniadania i kolacji, bez możliwości gotowania dań obiadowych. Ilość miejsc do spożywania posiłków adekwatna do ilości zakwaterowanych osób.
9. Oddzielne pomieszczenie kuchenne/socjalne w każdym pokoju lub zespole pokoi (w przypadku np. mieszkania) tzn. bez konieczności wyjścia/przejścia przez przestrzeń ogólnodostępną (tzn. korytarz, klatkę schodową). W przypadku pokoi na różnych piętrach pomieszczenie kuchenne na każdym piętrze, wyposażone zgodnie z podpunktem 8.
10. Aneksy kuchenne/pomieszczenia kuchenne nie mogą znajdować się w pokojach dla gości.
11. Nieograniczony i nieodpłatny dostęp do deski do prasowania, żelazka, telewizora, komputera z dostępem do Internetu, pralki.
12. Zapewnienie w pokoju przynajmniej po jednej dla każdej osoby (gościa):
- szafki nocnej,
- lampki nocnej,
- krzesła/taboretu,
- szafy dwudzielnej z wydzieloną częścią na długie okrycia na wieszakach, wolną przestrzeń na buty i minimum dwie półki ( z miejscem na torbę turystyczną, walizkę lub plecak)
- w przypadku niezależnych mieszkań Zamawiający dopuszcza możliwość szafy/zabudowy z półkami/szufladami dla każdej osoby.
Łóżka sypialne nie mogą znajdować się w przestrzeniach wspólnych, nie dopuszcza się też oddzielenie przestrzeni sypialnej parawanami, kotarami, i podobnymi. Pokój sypialny musi być miejscem odpoczynku zamykanym drzwiami.
13. Zapewnienie kompletu pościeli dla każdej osoby tj. kołdry, poduszki, poszwy, prześcieradła, poszewki na poduszkę, dodatkowego koca na każde łóżko. Grubość kołder należy dostosować do pory roku. Materace, poduszki, kołdry, koce bez zabrudzeń i plam.
14. Zapewnienie w każdym pokoju noclegowym minimum: jednego punktu świetlnego o mocy adekwatnej do powierzchni pokoju, kosza na śmieci, czajnika bezprzewodowego
15. Wymiana pościeli minimum raz w tygodniu oraz każdorazowo po zmianie osoby zajmującej dane łóżko oraz w razie potrzeby., mycie łóżka każdorazowo po zdjęciu brudnej pościeli.
16. Własny zestaw kluczy zapewniający pełną niezależność ( w tym klucz od świetlicy dostępnej 24 h/7 dni; zamawiający dopuszcza możliwość każdorazowego zostawiania i odbierania klucza na stanowisku ochrony/recepcji budynku, przy zapewnieniu dostępu przez 24h/7 dni w tygodniu; zamawiający dopuszcza zaoferowanie usług bez udostępnienia świetlicy ale z zapewnieniem dostępu do TV w każdym lokalu mieszkalnym / pokoju.
17. Zapewnienie w pokojach noclegowych w miesiącach od IX do IV temperatury minimum 23 o C
18. Możliwość otwierania okien w celu wietrzenia, stolarka okienna oraz drzwiowa sprawna. W przypadku okien drewnianych stolarka okienna czysta, odmalowana bez odpadającej farby, szczelna.
19. Wejścia do budynku, w którym zlokalizowane będą miejsca noclegowe zajmowane przez pacjentów winny być zabezpieczone zamkiem otwieranym za pomocą klucza lub domofonu
20. Zapewnienie dostępu do zimnej i ciepłej wody w łazienkach przez całą dobę
21. Zapewnienie możliwości nieodpłatnego korzystania przez gości hotelowych z łazienki wyposażonej w wannę lub kabinę prysznicową; minimum jedna łazienka na 10 osób lub modułowa, wielostanowiskowa na każdym piętrze, minimum jedna toaleta na 6 osób, osobne dla kobiet i mężczyzn. Dostęp do toalety i łazienki na tym samym poziomie co pokoje.
22. Pokoje odrębne dla kobiet i mężczyzn
23. Pokoje nie mogą być przejściowe
24. Pokoje nie mogą być położone poniżej poziomu gruntu, poniżej poziomu otaczającego terenu ( w przyziemiu, piwnicy, suterynie) .Dla lokali położonych powyżej trzeciego piętra wymagana jest winda osobowa.
25. Zapewnienie pojedynczego miejsca do spania dla każdej osoby ( winno być łóżko ramowe wraz z materacem ergonomicznym, rama łóżka o wysokości min. 20 cm nad podłogą). Wyklucza się łóżka piętrowe.
26. Oferent będzie prowadził ewidencję/ księgę gości hotelowych, która będzie podstawą do wystawienia faktury, a imienny wykaz zakwaterowanych gości wraz z czasem pobytu w danym miesiącu będzie załącznikiem do faktury.
27. Zleceniobiorca będzie wystawiał za każdy miesiąc fakturę.
28. Miesięczna wartość netto jednej faktury zostanie obliczona wg wzoru: (ilość dni w miesiącu x ilość miejsc noclegowych x cena netto za jedno miejsce) – minus 50 % ceny za niewykorzystane miejsca noclegowe
29. W regulaminie obiektu musi być zawarty punkt mówiący o dobie hotelowej, określający dobę trwającą od godziny 14:00 do godziny 12:00 następnego dnia. Po tej godzinie gość musi bezwzględnie opuścić pokój, a personel obiektu zapewni mu miejsce (świetlicę lub inne pomieszczenie na czas oczekiwania na transport). W przypadku pozostania w pokoju gość musi zapłacić za dodatkowe godziny pobytu. O tej sytuacji gość musi być bezwzględnie poinformowany. Zamawiający dopuszcza możliwość korzystania z wyznaczonego miejsca wypoczynku dostępnego w obiekcie w przypadku braku świetlicy.
30. Regulamin obiektu wywieszony powinien być w widocznym miejscu.
31. Pacjenci powinni mieć możliwość wpisywania skarg i uwag. (zeszyt, książka).
32. Oferent zapewnia całodobową obecność swojego pracownika/ów na terenie obiektu. Zamawiający dopuszcza całodobową ochronę obiektu przez 7 dni w tygodniu (stanowisko przy wejściu do budynku).
33. Zamawiający zastrzega sobie (w trakcie obowiązywania umowy ) możliwość wizytacji obiektu w celu sprawdzenia wykonywanych usług i przestrzegania wymaganych warunków w trakcie trwania umowy
34. Okres wypowiedzenia umowy – 2/dwa miesiące.
35. Zleceniobiorca umożliwi wyznaczonym pracownikom WCO przeprowadzanie nadzoru nad działalnością obiektu całodobowo przez 7 dni w tygodniu.
36. Odległość obiektu od szpitala powinna być w promieniu do 2000 m, podana zgodnie z miarą internetowej mapy elektronicznej (np. maps.google.pl; zumi.pl; docelu.pl; mapa.targeo.pl itp.)
37. Oferent powinien podać wartość usługi za jedną osobę na dobę (netto, brutto, podatek VAT)
Wartość oferty należy obliczyć według wzoru :
Dla każdego pakietu
[ilość miejsc] x cena netto za jedną dobę x 366 dni = wartość netto + podatek VAT = wartość brutto
Za każde niewykorzystane miejsce noclegowe Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy 50 % ceny osobo/doby.
38. Przed podpisaniem umowy Wykonawca winien przedstawić Zamawiającemu oświadczenie o zgłoszeniu do Systemu Zarządzania Obiegiem Informacji (SZOI), rejestr prowadzi NFZ.
§ 4
1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do udostępnienia miejsc noclegowych, o których mowa w § 3 niniejszej umowy pacjentom i pracownikom Zleceniodawcy zgłaszającym się z imiennym skierowaniem z Wielkopolskiego Centrum Onkologii.
2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zakwaterowania osób, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu w pokojach oraz mieszkaniu, o których mowa w § 3 niniejszej umowy w taki sposób, aby w jednym pokoju znajdowały się osoby tej samej płci, chyba że wszystkie osoby mające znajdować się w danym pokoju wyrażą zgodę na odstąpienie od tej zasady.
3. Zleceniobiorca zobowiązuje się do prowadzenia imiennej ewidencji/księgi gości , która będzie podstawą do wystawienia faktur, a imienny wykaz zakwaterowanych gości wraz z czasem pobytu w danym miesiącu będzie załącznikiem do faktury.
§ 5
1. Z tytułu świadczenia usług będących przedmiotem niniejszej umowy Zleceniodawca zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Zleceniobiorcy wynagrodzenia:
Pakiet : ………….
a) w wysokości wg wzoru: (ilość dni …… x ……………………… miejsca] x zaoferowana cena netto za jedno miejsce
c)całkowita – maksymalna wartość zgodnie ze złożoną ofertą obejmująca okres obowiązywania umowy nie może przekroczyć kwoty:
netto ……………………..zł. (słownie: ………………………….…….),
brutto …………………….zł. (słownie: ………………………………..),
podatek VAT …………………..zł. (słownie: …………………………..).
Za miejsce niewykorzystane (gotowość) Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy 50 % zaoferowanej ceny za jedno miejsce.
2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu powiększone zostanie o podatek VAT w wysokości wynikającej z obowiązujących przepisów prawa.
3. Wynagrodzenie, o której mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu płatne będzie miesięcznie z dołu, na podstawie prawidłowo wystawionych przez Zleceniobiorcę faktur VAT obejmujących wynagrodzenie za usługi świadczone w miesiącu poprzednim, w terminie 30 dni od daty jej otrzymania przez Zleceniodawcę wraz z zestawieniem – wykazem liczby osób korzystających w danym miesiącu zgodnym z prowadzoną ewidencją/księgą gości hostelowych, przelewem na rachunek bankowy Zleceniobiorcy wskazany na fakturze. Warunkiem zapłaty za faktury jest załączenie do niej wykazu osób korzystających z usług zawierającego: imię i nazwisko, okres zakwaterowania określony datami (od, do), ilość dób dla każdej osoby odrębnie, łączną ilość dób w danym miesiącu.
4. Strony zgodnie postanawiają, że wszelkie koszty związane ze świadczeniem przez Zleceniobiorcę usług, będących przedmiotem niniejszej umowy, w szczególności koszty mediów, sprzątania, abonamentów, materiałów eksploatacyjnych, napraw i konserwacji obciążają wyłącznie Zleceniobiorcę.
5. W trakcie obowiązywania niniejszej umowy strony dopuszczają możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu wyłącznie w przypadku zmiany stawki podatku VAT obejmującej usługi, będące przedmiotem niniejszej umowy, przy czym zmianie ulegnie wyłącznie wysokość wynagrodzenia brutto, zaś wysokość wynagrodzenia netto pozostanie bez zmian.
§ 6
1. Zleceniobiorca nie może powierzyć świadczenia usług będących przedmiotem niniejszej umowy jakiejkolwiek osobie trzeciej.
2. W razie powierzenia przez Zleceniobiorcę świadczenia usług będących przedmiotem niniejszej umowy jakiejkolwiek osobie trzeciej, Zleceniobiorca zobowiązuje się zapłacić na rzecz Zleceniodawcy karę umowną w wysokości 10.000 zł.
3. Kara umowna, o której mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu płatna będzie w terminie 7 dni od daty wezwania Zleceniobiorcy do zapłaty,
4. Zleceniobiorca zobowiązany jest w przypadku zgłoszonych przez pacjentów uzasadnionych zastrzeżeń co do realizacji zobowiązań określonych w § 3 zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 1000,- zł (jeden tysiąc złotych 00/100) za każde naruszenie.
5. Zleceniobiorca zobowiązany jest prowadzić ewidencję zakwaterowanych gości przekazywaną Zamawiającemu wraz z fakturą. W przypadku stwierdzenia naliczania pełnej stawki za dobę osób nieprzebywających w hostelu naliczana będzie kara w wysokości 50 zł. za każdą osobo/dobę
6. Zleceniobiorca zobowiązany jest do prowadzenia harmonogramu sprzątania, który powinien być udostępniony pacjentom oraz przedkładany wraz z miesięczną fakturą. w przypadku naruszenia powyższego Zleceniobiorca zobowiązany jest do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 1000,- zł (jeden tysiąc złotych 00/100) za każde naruszenie.
7. Zamawiający zastrzega sobie (w trakcie obowiązywania umowy) możliwość wizytacji obiektu w celu sprawdzenia wykonywanych usług i przestrzegania wymaganych warunków.
8. Wyznaczeni pracownicy Centrum będą prowadzić całodobowy nadzór przez 7 dni w tygodniu nad działalnością obiektu.
9. Dopuszcza się możliwość kontroli obiektu Zleceniodawcy przez uprawnionego przedstawiciela Wielkopolskiego Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia, na mocy i zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa.
10. Nie wykorzystywane przez zamawiającego miejsca w hotelu, za które Zleceniodawca płaci kwotę stanowiąca 50% ceny osobo/doby nie mogą być wykorzystane przez Zleceniobiorcę do wynajmu osobom trzecim nie związanym ze Zleceniodawcą.
§ 7
1. Umowa niniejsza zawarta jest na czas określony od dnia 01 marca 2019 r. do dnia 29 lutego 2020 r.
2. Zleceniodawca przewiduje możliwość przedłużenia okresu obowiązywania niniejszej umowy w przypadku niewykorzystania wartości maksymalnej, o której mowa w § 5 ust. 1.
3. Najpóźniej na 5 dni przed rozpoczęciem realizacji świadczenia usług noclegowych Zleceniobiorca poinformuje Zleceniodawcę o gotowości świadczenia usług na rzecz Zleceniodawcy. W umówionym terminie jednak nie później niż na 3 dni przed rozpoczęciem realizacji świadczenia usług noclegowych przedstawiciele Zleceniodawcy dokonają oględzin obiektu noclegowego w celu stwierdzenia wykonania zobowiązań wskazanych w § 4 niniejszej umowy, niewykonanie któregokolwiek ze zobowiązań skutkować będzie natychmiastowym rozwiązaniem umowy z winy Zleceniobiorcy.
4. Zleceniodawca ma prawo wypowiedzieć niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym z winy Zleceniobiorcy również w przypadku, gdy:
Zleceniobiorca w sposób rażący lub uporczywy naruszać będzie postanowienia niniejszej umowy, w szczególności:
- gdy trzykrotnie nie wykona lub nienależycie wykona którekolwiek ze zobowiązań wskazanych w § 3 niniejszej umowy,
- Zleceniobiorca nie będzie spełniał warunków, o których mowa w § 2 ust. 3 niniejszej umowy.
5. W przypadku rozwiązania umowy z winy Zleceniobiorcy, Zleceniobiorca zapłaci Zleceniodawcy różnice pomiędzy ceną zaoferowanej usługi noclegowej, a ceną u innego Usługodawcy do czasu wyboru nowego Zleceniobiorcy przez Zleceniodawcę zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych jednak nie dłużej niż 60 dni. Zleceniobiorca zobowiązany będzie do zapłaty w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania kopii faktury potwierdzającej realizację usługi u innego Usługodawcy.
6. Każda ze stron może rozwiązać umowę w formie pisemnej, za dwumiesięcznym okresem wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie umowy.
7. Oświadczenie o wypowiedzeniu, rozwiązaniu lub odstąpieniu od niniejszej umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 8
1. Osobami odpowiedzialnymi za realizację niniejszej umowy są:
ze strony Zleceniobiorcy – ____________________, tel. ______________
oraz
ze strony Zleceniodawcy – Magdalena Rotter tel. 61/88 50 634 .
2. W razie zmiany danych osób odpowiedzialnych za realizację niniejszej umowy każda ze stron zobowiązuje się powiadomić o tych zmianach drugą stronę na piśmie. Zmiana wywołuje skutek z chwilą poinformowania o niej drugiej strony.
§ 9
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz Ustawy o usługach turystycznych, jeżeli przepisy Ustawy – Prawo zamówień publicznych, nie stanowią inaczej.
2. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy mogą mieć miejsce tylko w razie wystąpienia okoliczności mających wpływ na wykonanie zobowiązań stron wynikających z niniejszej umowy, nie dających się przewidzieć w chwili zawarcia niniejszej umowy
4. Strony będą dążyć do rozstrzygnięcia sporów mogących wyniknąć przy realizacji niniejszej umowy na drodze ugodowej.
5. Jeżeli strony nie osiągną kompromisu wówczas sporne sprawy rozstrzygane będą przez Sąd powszechny właściwy dla siedziby Zleceniodawcy.
6. Umowa niniejsza została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.
ZLECENIODAWCA ZLECENIOBIORCA
__________________________ __________________________
Załącznik nr 1 do umowy
UMOWA
PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W IMIENIU ADMINISTRATORA
(POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH)
zawarta dnia (zwana dalej Umową) pomiędzy
(dane podmiotu, który mowę zawiera)
zwany w dalszej części Umowy Podmiotem przetwarzającym, reprezentowana przez
a
Wielkopolskim Centrum Onkologii,
(dane podmiotu, który mowę zawiera)
zwany w dalszej części Umowy Administratorem, reprezentowana przez
§ 1
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. W związku z zawarciem i realizacją Umowy nr P-1/16/2019 z dnia ………………. dotyczącej
2. Rozpoczęcie przetwarzania danych osobowych nastąpi z dniem ………………………… i będzie realizowane przez okres obowiązywania Umowy, chyba że Administrator zażąda uzupełnienia środków technicznych lub organizacyjnych stosowanych przez Podmiot przetwarzający zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych danych osobowych zgodnie z niniejszą Umową, RODO oraz innym przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
4. Podmiot przetwarzający oświadcza, że stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi RODO.
§ 2
Zakres i cel przetwarzania danych
1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał powierzone na podstawie Umowy dane w celu
(nazwa umowy)
2. Powierzone przez Administratora dane osobowe przetwarzane będą przez Podmiot przetwarzający wyłącznie na polecenie Administratora oraz wyłącznie w celu zawartej i realizowanej Umowy
3. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał powierzone na podstawie niniejszej Umowy:
dane osobowe pacjentów w zakresie takich danych jak:
nazwisko i imię (imiona),
data urodzenia,
oznaczenie płci,
adres zamieszkania,
numer PESEL,
oznaczenie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych ze wskazaniem komórki organizacyjnej, w której udzielono świadczeń zdrowotnych,
opis stanu zdrowia pacjenta lub udzielonych mu świadczeń zdrowotnych,
inne informacje lub dane pacjenta, w zakresie niezbędnym do należytego wykonania przedmiotu Umowy, o którym mowa w pkt. 1 Umowy,
celem wykonania na danych operacji niezbędnych do wykonana celu Umowy:
………………………………………………………………………..
dane osobowe pracowników/personelu w zakresie takich danych jak:
nazwisko i imię,
tytuł zawodowy,
uzyskane specjalizacje,
nazwa komórki organizacyjnej
numer prawa wykonywania zawodu,
login,
dawki napromieniania,
informacje o zdolności pracownika do pracy,
inne informacje lub dane, w zakresie niezbędnym do należytego wykonania przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 2 pkt. 1 Umowy.
celem wykonania na danych operacji niezbędnych do wykonana celu Umowy:
………………………………………………………………………..
dane osobowe stażystów w zakresie takich danych jak:
nazwisko i imię (imiona),
imiona rodziców,
datę urodzenia,
adres miejsca zamieszkania,
wykształcenie,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
innych danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie w zakresie niezbędnym do należytego wykonania przedmiotu Umowy, o którym mowa w pkt. 1 Umowy, jeżeli obowiązek ich podania wynika z przepisów prawa lub z wyrażonej zgody osoby na ich przetwarzanie,
celem wykonania na danych operacji niezbędnych do wykonana celu Umowy:
………………………………………………………………………..
4. Powierzone Podmiotowi przetwarzającemu do przetwarzania dane osobowe:
nie obejmują żadnej z kategorii danych wskazanych w art. 9 RODO,
obejmują szczególne kategorie danych wskazanych w art. 9 RODO:
……
obejmują dane osobowe dzieci,
nie obejmują danych osobowych dzieci.
5. Zakres danych osobowych wymienionych w pkt. 3 jest maksymalnym katalogiem danych, które mogą być przetwarzane w związku z realizacją Umowy. W rzeczywistości dane mogą być przekazywane przez Administratora w mniejszym zakresie bez uszczerbku dla postanowień Umowy. Zakres danych może ulec zmianie w przypadku zmiany aktualnie obowiązujących przepisów prawa.
§ 3
Obowiązki Podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych mu danych osobowych.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, zabezpieczyć je poprzez wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa danych odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO.
3. Warunkiem rozpoczęcia realizacji usług przez Podmiot przetwarzający w tym rozpoczęcia przetwarzania powierzonych Podmiotowi przetwarzającemu danych osobowych jest przekazanie Administratorowi jednoznacznego oświadczenia o wdrożeniu środków technicznych i organizacyjnych mających na celu zapewnienie adekwatnego poziomu bezpieczeństwa tych danych z uwzględnieniem zakresu świadczonych przez Podmiot przetwarzający usług. W oświadczeniu przekazanym Administratorowi winny znaleźć się informacje o wdrożeniu:
a) pseudonimizacji i szyfrowania danych osobowych;
b) zdolności do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania;
c) zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;
d) prowadzeniu regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.
4. Wymogi i oświadczenie wynikające z punktu poprzedzającego mogą być uznane za zrealizowane przez Podmiot przetwarzający, jeżeli Administrator zaakceptuje przedłożony przez Administratora Danych:
a) zatwierdzony kodeks dobrych praktyk w rozumieniu art. 40 RODO oraz oświadczenie o spełnianiu wymogów wynikających z tego kodeksu,
b) certyfikat w rozumieniu art. 42 RODO wydany przez podmiot certyfikujący, kryteria certyfikacji oraz oświadczenie Podmiotu przetwarzającego o dalszej realizacji kryteriów certyfikacji,
c) dokument dobrych praktyk wydany przez organ nadzorczy, Europejską Radę Ochrony Danych Osobowych lub inny organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 RODO oraz oświadczenie o spełnieniu wymogów wynikających z dobrych praktyk.
W przypadku posiadania przez Podmiot przetwarzający wyżej wymienionych dokumentów w innym języku niż język polski, Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do przedłożenia Administratorowi ich przysięgłego tłumaczenia na język polski lub co najmniej ich wersji angielskiej z tłumaczeniem na język polski.
5. Pomimo spełnienia przez Podmiot przetwarzający wymogów, o których mowa w dwóch punktach poprzedzających, Administrator, uwzględniając kryteria przewidziane w art. 32 ust. 1 RODO może zażądać od Podmiotu przetwarzającego, przed przystąpieniem przez Podmiot przetwarzający do przetwarzania danych osobowych, przyjęcia w odpowiednim terminie dodatkowych środków technicznych lub organizacyjnych celem adekwatnego zabezpieczenia powierzonych Podmiotowi przetwarzającemu danych osobowych. W przypadku złożenia takiego żądania przez Administratora, Podmiot przetwarzający nie jest uprawniony do rozpoczęcia przetwarzania danych i w konsekwencji rozpoczęcia realizacji usług, o których mowa w Umowie do momentu realizacji zgłoszonego żądania.
6. Realizacja niniejszej Umowy przez Podmiot przetwarzający, w tym jeżeli dotyczy przetwarzanie powierzonych Podmiotowi przetwarzającemu danych osobowych pacjenta winno pozostawać w zgodzie z UPP, w tym:
a. nie może powodować zakłócenia udzielania świadczeń zdrowotnych przez Administratora, w szczególności w zakresie zapewnienia, bez zbędnej zwłoki, dostępu do danych zawartych w dokumentacji medycznej pacjentów Administratora,
b. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji związanych z pacjentami WCO uzyskanych w związku z realizacją Umowy. Zobowiązanie to trwa nadal także po śmierci pacjenta.
7. Przed dopuszczeniem do przetwarzania powierzonych danych osobowych, nie później jednak niż w terminie 7 dni od podpisania Umowy, Podmiot przetwarzający jest uprawniony i jednocześnie zobowiązany do:
a. udzielenia pisemnych upoważnień i poleceń do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które zostaną przez niego dopuszczone do ich przetwarzania z uwzględnieniem rozwiązań zawartych w niniejszej Umowie,
b. przeszkolenia osób uczestniczących w operacjach przetwarzania powierzonych danych w zakresie przestrzegania RODO, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym z uprawnieniem do przetwarzania danych osobowych wyłącznie zgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy,
c. zobowiązania na piśmie do zachowania w tajemnicy, o której mowa w art. 28 ust 3 lit b RODO, przetwarzanych powierzonych danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia, przez osoby, które upoważni do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej Umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu. Zobowiązanie do zachowania w tajemnicy powierzonych danych dotyczących pacjenta obowiązuje osobę upoważnioną również po śmierci pacjenta.
8. Fakt wydania upoważnienia przetwarzania danych osobowych Podmiot przetwarzający odnotowuje w prowadzonej przez siebie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
9. W przypadku zmiany osób dedykowanych ze strony Podmiotu przetwarzającego do realizacji Umowy, Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do uprzedniego przedsięwzięcia w stosunku do tych osób czynności, o których mowa w niniejszej Umowie przed dopuszczeniem ich do przetwarzania powierzonych danych osobowych.
10. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do pomocy Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.
11. Podmiot przetwarzający uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje pomaga Administratorowi Danych wywiązywać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.
12. Podmiot przetwarzający, w myśl art. 33 ust. 2 RODO, zobowiązany jest bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 24 godzin od stwierdzenia naruszenia, zawiadomić Administratora o naruszeniu ochrony danych osobowych, które nastąpiło w Podmiocie przetwarzającym – niezależnie od tego czy naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Zgłoszenie winno zawierać przynajmniej elementy, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO
13. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się prowadzić rejestr kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora dla powierzonych danych, który udostępnia Administratorowi na każde jego żądanie.
14. Podmiot przetwarzający nie jest uprawniony do udostępniania danych osobowych osobom trzecim, a każde żądanie udostępnienia danych osobowych skierowane bezpośrednio do Podmiotu przetwarzającego winno być niezwłocznie przekazane Administratorowi, chyba że Podmiot przetwarzający jest obowiązany do udostępnienia danych osobowych na żądanie uprawnionego organu działającego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
15. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zwrócenia Administratorowi wszelkich danych osobowych powierzonych przez Administratora w ciągu 7 dni roboczych od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do usunięcia wszelkich istniejących kopii w powyższym terminie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazuje przechowywanie tych danych osobowych. W powyższym terminie Podmiot przetwarzający zobowiązany jest również złożyć Administratorowi pisemne oświadczenie o wykonaniu zobowiązania przewidzianego niniejszym punktem.
16. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w niniejszej Umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego w zakresie dotyczącym wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora.
17. Podmiot przetwarzający, bez zbędnej zwłoki, zobowiązuje się do poinformowania Administratora o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez organ nadzorczy, w zakresie, w jakim kontrola ta będzie dotyczyć danych osobowych powierzonych przez Administratora
§ 4
Inspektor Ochrony Danych
Podmiot przetwarzający oświadcza, iż ma / nie ma* powołanego Inspektora Ochrony Danych:
.……………………………………………………………………………………………..
§ 5
Prawo do kontroli
1. Administratorowi zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. h) RODO przysługuje prawo do kontroli prawidłowości przetwarzania przez Podmiot przetwarzający powierzonych mu danych osobowych a w szczególności realizacji obowiązku zabezpieczenia tych danych. Administrator realizuje przysługujące mu prawo kontroli poprzez:
a) żądanie złożenia pisemnych (również w ramach korespondencji e-mail) i ustnych wyjaśnień:
1) w przypadku żądania pisemnych wyjaśnień Podmiot przetwarzający zobowiązany jest udzielić odpowiedzi Administratorowi nie później niż w terminie 48 godzin od dostarczenia złożenia żądań (dopuszczalna jest korespondencja e-mail),
2) w przypadku żądania ustnych wyjaśnień Podmiot przetwarzający zobowiązany jest natychmiast udzielić odpowiedzi Administratorowi, jeżeli pytanie zostało zadane w trakcie normalnych godzin pracy Podmiotu przetwarzającego w dniu roboczym; w przypadku gdy udzielenie odpowiedzi jest utrudnione z uwagi na wymóg sprawdzenia pewnych okoliczności odpowiedź winna nastąpić pisemnie (dopuszczalna jest korespondencja e-mail) nie później niż w terminie 48 godzin od dostarczenia złożenia żądań,
b) żądania dostarczenia poświadczonej kopii lub skanu dokumentacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający, w szczególności upoważnień do przetwarzania danych osobowych zobowiązania do zachowania w tajemnicy danych osobowych i sposobów zabezpieczeń lub obowiązujących u Podmiotu przetwarzającego polityk ochrony danych w zakresie dotyczącym zabezpieczenia danych przetwarzanych w imieniu Administratora – realizacja niniejszego obowiązku winna nastąpić nie później niż w terminie 48 godzin od dostarczenia złożenia żądań,
c) realizację kontroli poprzez inspekcję lokalizacji (przeprowadzanie oględzin urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania danych), w których przetwarzane są powierzone dane osobowe na następujących zasadach:
1) inspekcja może nastąpić za uprzednim co najmniej 7 dniowym pisemnym powiadomieniem (dopuszczalna jest korespondencja e-mail) Podmiotu przetwarzającego o planowanym przeprowadzeniu inspekcji,
2) powiadomienie winno wskazywać osobę lub osoby ze strony Administratora uprawnione do przeprowadzenia inspekcji, dzień roboczy przeprowadzenia inspekcji oraz godzinę rozpoczęcia inspekcji,
3) Podmiot przetwarzający obowiązany jest umożliwić Administratorowi przeprowadzenie inspekcji we wskazanym przez Administratora terminie,
4) Strony dopuszczają przeprowadzenie nie więcej niż jednej inspekcji w okresie 6 miesięcy, chyba że ostatnia inspekcja wykazała naruszenie postanowień zawartej Umowy lub postanowień obowiązujących przepisów prawa.
2. Podmiot przetwarzający ma obowiązek zastosować się do wskazań Administratora mających na celu usunięcie stwierdzonych uchybień lub poprawę stanu bezpieczeństwa danych osobowych. Administrator dopuszcza wniesienie przez Podmiot przetwarzający wniosków dotyczących poprawy bezpieczeństwa. Przekazanie przez Administratora uwag zobowiązuje Podmiot przetwarzający, w terminie 7 dni roboczych od otrzymania zawiadomienia od Administratora, do wskazania Administratorowi sposobu oraz terminu usunięcia uchybień lub poprawy stanu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, przy czym termin ten nie może być jednak dłuższym niż 14 dni roboczych.
§ 6
Współdziałanie przy kontroli organu nadzorczego
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się współdziałać z Administratorem w przypadku wszczęcia przez organ nadzorczy postępowania kontrolnego u Administratora, o ile w zakresie kontroli będą również powierzone dane.
2. Na żądanie Administratora Podmiot przetwarzający stawi się w wyznaczonym na przeprowadzenie kontroli miejscu i czasie.
§ 7
Dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych i przekazanie danych do państwa trzeciego
1. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą Umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania Umowy i wyłącznie po uzyskaniu przez Podmiot przetwarzający każdorazowej zgody Administratora udzielonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Podmiot przetwarzający przekazuje Administratorowi dane podmiotów, którym dane mają zostać powierzone.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest przedstawić projekt Umowy podpowierzenia przetwarzania danych osobowych Administratorowi przed uzyskaniem jego zgody oraz zapewnić, że treść Umowy podpowierzenia przetwarzania danych będzie zabezpieczać interes Administratora co najmniej na takim poziomie, jak niniejsza Umowa. W szczególności Umowa podpowierzenia przetwarzania danych winna zapewniać, że Podwykonawca spełnia te same gwarancje i obowiązki, jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie i uprawniać Administratora do bezpośredniego przeprowadzenia pełnej kontroli przetwarzania danych osobowych przez podwykonawcę, któremu Podmiot przetwarzający powierzył dalsze przetwarzanie danych osobowych. Jeżeli podwykonawca nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków, Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność wobec Administratora za takie zachowanie podwykonawcy jak za własne działania lub zaniechania zgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy.
3. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora chyba, że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
§ 8
Odpowiedzialność
1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią niniejszej Umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.
2. Podmiot przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem gdy nie dopełnił obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na Podmiot przetwarzający, lub gdy podmiot działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym instrukcjom.
3. Administrator i Podmiot przetwarzający odpowiadają w stosunku do osób zainteresowanych oraz w stosunku do siebie nawzajem w sposób opisany w art. 82 RODO.
4. W przypadku podniesienia jakichkolwiek roszczeń art. 82 RODO wobec Administratora przez osobę zainteresowaną Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do wspierania Administratora przy obronie przed tymi roszczeniami, na ile będzie to możliwe.
5. W przypadku, w którym Administrator zostanie zobowiązany prawomocną decyzją lub prawomocnym wyrokiem właściwego sądu do zapłaty kary pieniężnej, odszkodowania, zadośćuczynienia lub jakiejkolwiek innej kwoty z tytułu naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych lub w związku ze szkodą lub krzywdą wyrządzoną w związku z naruszeniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, jeśli takie naruszenie lub szkoda (krzywda) wynikać będą z naruszenia przez Podmiot przetwarzający lub jego Podwykonawcę postanowień Umowy, Podmiot przetwarzający odpowiada względem Administratora w pełnej wysokości, niezależnie od jakichkolwiek ograniczeń odpowiedzialności przewidzianych w Umowie i zobowiązany jest zwrócić Administratorowi wszelkie koszty poniesione przez Administratora, w tym w szczególności zwrócić kwotę wypłaconego odszkodowania, zadośćuczynienia lub kary pieniężnej.
§ 9
Zasady zachowania poufności
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy, w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej, zwanych dalej danymi poufnymi.
2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora w innym celu niż wykonanie postanowień niniejszej Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub niniejszej Umowy.
3. Strony zobowiązują się do dołożenia wszelkich starań w celu zapewnienia, aby środki łączności wykorzystywane do odbioru, przekazywania oraz przechowywania danych poufnych gwarantowały zabezpieczenie danych poufnych w tym w szczególności danych osobowych powierzonych do przetwarzania, przed dostępem osób trzecich nieupoważnionych do zapoznania się z ich treścią.
§ 10
Rozwiązanie umowy
1. Administrator może rozwiązać niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy Podmiot przetwarzający:
a) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie,
b) przetwarza powierzone dane osobowe niezgodnie z niniejszą Umową,
c) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora.
§ 11
Postanowienia końcowe
1. Dni robocze na potrzeby niniejszej Umowy oznaczają dni tygodnia od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
2. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu Cywilnego oraz RODO oraz właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
4. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikłych z niniejszej Umowy będzie sąd właściwy dla siedziby powoda.
5. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron.
Administrator Podmiot przetwarzający
(podpis i pieczęć) (podpis i pieczęć)
* niepotrzebne skreślić
Załącznik 2 do umowy
Harmonogram sprzątania.
Lokal nr……
Data
Rodzaj wykonanego sprzątania (zakres)
Podpis osoby sprzątającej
« Powrót do szczegółów ogłoszenia